"בעוד חמש שנים, שיטת התקשורת הארגונית תהיה שונה לחלוטין"

"אנשים בארגונים מתקשרים כיום בצורה לא הגיונית ולא יעילה. המיילים, הווטסאפים ודרכים רבות נוספות יוצרים רעשים שמפריעים למהלך העבודה ומקטינים את הפרודוקטיביות. זה לא יימשך כך ובעוד חמש שנים אנשים יתקשרו אחרת, בצורה יותר יעילה, עם מיקוד תשומת הלב לדברים החשובים", כך אמר עודד אביטל, שותף ומנהל תפעולי ראשי ב-KmowMail.

אביטל דיבר במסגרת מפגש של פורום ניהול הידע KMI מבית אנשים ומחשבים, שנערך אתמול (א') ב-yes Planet בראשון לציון, בהנחיית אלעד פירן מחברת ראם טכנולוגיות.

בדבריו הציג אביטל מחקר שמראה שנכון להיום, 37% מהזמן של העובדים מושקע באי-מיילים, כאשר חצי מהם לא רלוונטיים. כמו כן, מראים הנתונים על עלייה בכל שנה של 7% במספר האי-מיילים וגידול של 18% בחוסר הפרודוקטיביות.

"התחושה של ארגונים ועובדים בעקבות כך היא תחושה של תסכול – אי הצלחה לעמוד בעומס וחוסר יכולת לעמוד במשימות החשובות", אמר.

"ארגונים מנסים לתקוף את הבעיה בשני כיוונים: האחד הוא החלפת המיילים בתוכנת התקשורת הארגונית Slack. אלא שמי אמר ש-Slack פותרת את הבעיה? גם היא שולחת התראות באמצעות צלצולים. או אז, המשתמשים שמים לב אליהם, דעתם מוסחת והבעיה חוזרת", אמר. "יש גם מעבר ממיילים למדיה חברתית. קיימים כלי העברת מסרים רבים בארגונים, שבכל אחד מהם יש פיד. כשצריך לעבור על כל כך הרבה פידים – מאבדים שליטה".

"הכיוון השני הוא לנסות לנהל נכון את כל נושא האי-מיילים באמצעות Best Practices", ציין. "יש כיום יותר מ-350 Best Practices שתכליתם לקבוע איך נכון לנהל את האי-מיילים האלה. אלא שארגונים מעטים מאוד מצליחים לעשות את זה. רוב האנשים חוזרים לאזור הנוחות שלהם, למה שהם מכירים, ואז חוזרים העומס והעצבים".

"לנסות להוציא את העובדים מערימת האי-מיילים"

"המטרה היא לנסות להוציא את העובדים מערימת האי-מיילים. יש ציפייה שאנשים יהיו מחוברים 24/7, קיים לחץ נוראי וזה מפחית את הזמן הפנוי שיש לעובד, בכלל זה את הזמן שהוא מקדיש לבית ולמשפחה", אמר אביטל. "לכן הקמנו את Kmowmail".

"עם ההקמה, שאלנו את עצמנו איך ניתן לפתור לוגית את הבעיה", ציין. "הלכנו להיסטוריה. בדור הקודם, היו עוזרות אישיות שהיו מנטרות את המכתבים ואחר כך המיילים עבור הבוס. העניין הוא שזה לא כלכלי".

אביטל הציג את PAI (ר"ת Personal Artificial Intelligence), הפתרון של Kmowmail לניהול המיילים הארגוניים. הוא ציין כי מדובר ב-"מנוע שמכיר את המשתמשים טוב יותר משהם מכירים את עצמם".

"כשהכנו את האבטיפוס למערכת גילינו שהאדם הוא צפוי הרבה יותר ממה שאנחנו יכולים לשער. ניתן ללמוד ולחזות את הרגלי התקשורת שלו, בפרט בתוך הארגונים", אמר.

"PAI מנסה ללמוד את הרגלי החיים של העובדים על מנת לתת להם שירות יותר טוב. מול הרגלי החיים האלה אנחנו מנסים להצליב את ההרגשות של העובדים. ההתנהגות שלהם עם מכשיריהם מקרינה את זה. המערכת מנסה להבין מה מניע את מקבלי ההחלטות ונותנת את ההצעה מה לעשות ובאילו דברים לטפל", הוסיף אביטל.

הוא ציין כי יש לחברה שלושה עקרונות מרכזיים: פרטיות, אמון ונאמנות. אביטל התחייב כי "Knowmail לא פותחת את המידע הפרטי של המשתמש. המערכת מנסה ללמוד עליהם הרבה דברים מבלי לעשות זאת".

"כשבוחנים את עניין האמון עונה השאלה: מדוע שהמשתמשים יסמכו עלינו בתעדוף האי-מיילים? התשובה היא שגם לאחר שהמערכת מתעדפת את האי-מיילים, היא לעולם לא מסתירה מידע ותמיד מראה גם את שאר דברי הדואר", אמר.

באשר לנאמנות, "אנחנו לעולם לא מעבירים את המידע הפרטי של העובדים למנהלים או לשם גורם אחר. זה ה-DNA שלנו, זאת הארכיטקטורה של המוצר", ציין.

מה באשר לעתיד? "אנחנו עוברים בימים אלה לצעד הבא במוצר – מהפרט אל החברה. אחרי שעזרנו לפרט למקסם את היעילות, הזמן והתקשורת, אנחנו רוצים להסתכל על הדברים ברמה הארגונית. להכניס מערכות אנליטיקה כדי להבין מה קורה בשיח הארגוני, איפה הודעות נתקעות, היכן הפגיעה בפרודוקטיביות, לראות את הנרטיב הארגוני ולהשפיע עליו", סיכם אביטל.