איך להצליח בפרויקטי מיחשוב ממשלתיים

פרויקטי מיחשוב בממשלה היו מאז ומעולם נושא טעון. הדעה הרווחת היא שפרויקט מיחשוב ממשלתי לעולם לא יסתיים בזמן, לעולם לא יעמוד במסגרת התקציב, לעולם לא יספק את כל הדרישות וכמעט בטוח שבטרם ייצא לפועל, אם בכלל, יעבור דרך בתי המשפט. הסיבות למציאות הזו הן רבות ומורכבות יותר מאשר התשובות השגורות בפי רבים, שעיקרן הטלת האשמה על הממשלה בלבד או על הספקים שמחפשים רווחים קלים על חשבון הציבור.

קצת לפני ערב החג, הגישה הוועדה לבדיקת פרויקטים גדולים של פיתוח תוכנה בממשלה את מסקנותיה לסגן החשב הכללי, טל הרמתי, שמינה אותה. הוועדה הורכבה מחברי פורום המנמ"רים בממשלה ובין חבריה נמנו: אודי ניסמיאן, המנמ"ר הפורש של משרד המשפטים שגם ריכז את הוועדה ואת כתיבת מסקנותיה, יהודה סרוסי, מנמ"ר הביטוח הלאומי, שמעון זמיר, ראש אגף תיקשוב במשרד החוץ, דן בן סימון, מנהל אגף מערכות מידע בהוצאה לפועל, ד"ר נחמן אורון, יועץ מיחשוב לממשלה, ד"ר רועי גלברד, יועץ מיחשוב, ואביב מצא, נציג משרד החינוך.

החלק הראשון של הדו"ח עוסק בהמלצות על הקמת משרד CIO ממשלתי, עליו דיווחנו בפרק הקודם. אבל החלק העיקרי עוסק בפרויקטי המיחשוב הממשלתיים ובנסיון להמליץ על דרכים לשיפור המציאות הקיימת.

"הגענו למסקנה שאחת הבעיות המרכזיות שגורמות למציאות הקיימת כיום בכל הקשור לפרויקטי המיחשוב והמכרזים היא היעדר מתודולוגיה אחידה הנהוגה בממשלה, כאשר המציאות היא שכל משרד מבצע כמידת יכולתו ורצונו, רענון של המתודולוגיה", אומר ניסמיאן.

לדבריו, "לא קיים גוף המבקר את הנושא המתודולוגי בממשלה ולכן ההמלצה שלנו היא שיוקם צוות שיבדוק את המתודולוגיה הנהוגה בממשלה ויפעל להאחדתה, התאמתה, רענון ומודרניזציה של המתודולוגיות". בפרק המתייחס לכך בדו"ח נאמר בין היתר, כי "יש לבחון מחדש את ההסתמכות על נוהל מפת"ח בכל מה שקשור לפיתוח ועבודת הממשלה ולשקול הקמת גוף רגולציה ממשלתי שיפעל לחיבור תקנון עבודה ביחידות המחשב".

המלצה מעניינת אחרת מתייחסת לצורת עבודות הפיתוח בממשלה. הוועדה ממליצה לממשלה לעבור לפיתוח אג'ילי. "הפיתוח האג'ילי הוא פיתוח זריז של תוכנה, כאשר השיטה מבוססת על כך שהדרישות והפתרונות מתפתחות לאורך הדרך ולא קובעים הכל מראש", נאמר בדו"ח. מחברי הדו"ח קובעים, כי "כחלק משיטה זו ניתן לפתח בו זמנית מספר מרכיבים על פי סדרי עדיפויות ידועים מראש שמוכרים בספרות העולמית" . חברי הוועדה כותבים בסוף פרק זה, שהם ממליצים לממשלה לבצע תוכנית פיילוט שתאמץ מתודולוגיות פיתוח זריזות יותר ועל סמך הפיילוט להחליט כיצד להמשיך הלאה.

סעיפים אחרים בפרק עוסקים בנושא האחריות הניהולית. "מחקרים בכל העולם מראים, כי חשוב שכל מנהל בכיר ייקח על עצמו את האחריות לפרויקט, כולל השר של המשרד בו מתבצע הפרויקט". כותבי הדו"ח מוסיפים, כי חשוב מאוד שגם למנמ"רים יינתנו כלים ותקציבים שיאפשרו גמישות בניהול הפרויקט. בנושא הזה חברי הוועדה הרחיקו לכת וממליצים להקים מנגנון ממשלתי שיאפשר למנמ"ר גמישות בניהול הפרויקט כולל סמכות ולאשר חריגות בהיקף של עד 10% מתקציב פרויקט נתון במסגרת התקציב המשרדי".

ומה לגבי שיטת המכרזים? חברי הוועדה אינם מתיימרים למצוא את נוסחת הקסם למרכיב בעייתי זה בפעילות הממשלה, אבל ללא ספק הם היו תמימי דעים, כי "הגיע הזמן לבחון את שיטת המכרז הנהוגה כיום בכל משרדי הממשלה", ובין היתר הם ממליצים לאמץ את המודל האירופי. על פי מודל זה, בפרויקטי IT מורכבים ניתן להגיע לדיוק מירבי של הדרישות על ידי קיום דיון מפורט של הפתרון שמציעים הספקים, ועקב שוק הספקים הקטן בישראל, ניתן לשקול שיטה דומה שמבחינת מאפייניה תתאים יותר לישראל.

כמו כן ממליצים חברי הוועדה שבכל פרויקט ישקל לגופו סוג החוזה המתאים, כולל חוזים שמבטאים סיכונים משותפים לספק וללקוח. הם אף מציעים לצדדים לחתום על מסמך הצהרת כוונות משותפות, שנועד ליצור אינטרסים משותפים להצלחת הפרויקט.

אולם המסקנה החשובה ביותר לטעמו של עו"ד נסימיאן, שהגיב לדו"ח בשיחה עם אנשים ומחשבים, היא בעובדה אחת חשובה: "אין כיום מסגרת אחת ניטרלית להידברות בין הספקים לממשלה. מסגרת זו חסרה מאוד ויוזמתה של קבוצת אנשים ומחשבים להקים את פורום G3, שיכלול את כל המנמ"רים במגזר הציבורי שיפגשו לשיחות עם הספקים כדי ללבן את הבעיות, יכולה לתרום רבות לפתרון חלק גדול מהבעיות שהעלינו כאן".