Lean ו-IT נפגשים

Lean IT היא גישה לניהול מערכות מידע בארגון המתבססת על שיטות ניהול שפותחו ביפן, במפעלי טויוטה (Toyota), בתקופת השפל שלאחר מלחמת העולם השנייה.

מטרת ניהול בגישת Lean IT היא בהגדלה משמעותית של ערך ארגון מערכות המידע לעסקי החברה, תוך שיפור התפקוד השוטף ואיתור מוקדים פוטנציאליים לחיסכון בעלויות ובמשאבים, שיפור תהליכים והעלאת התפוקה, שיפור התמיכה של ארגון מערכות המידע ביעדים העסקיים של החברה ושיפור הסינכרון בין הארגון לגופים העסקיים והתפעוליים של החברה.

תרומת ארגון מערכות המידע לערך של החברה

● השגת יתרון תחרותי לחברה בחדשנות מוצרים ושירותים המתבססת על טכנולוגיות מידע חדשניות.
● טכנולוגיית מידע מאפשרת עסקים – התאמת אסטרטגיית טכנולוגיות המידע לאסטרטגיה העסקית של הקבוצה ומימוש הזדמנויות לצמיחה עסקית בקווי העסקים הקיימים של הקבוצה.
● מצוינות, אפקטיביות ויעילות תפעולית של גופי טכנולוגית המידע תוך אופטימיזציה של משאבים ועלויות.

ההיערכות ל-Lean IT מטפלת בעיקר במרכיב השלישי וחלקית גם במרכיב השני. הגישה הבסיסית מציעה לעשות יותר עם המשאבים הקיימים – עם הרבה שכל ישר, גישות וכלים פשוטים ותוך הסתכלות גלובלית מנקודת מבטו של המנכ"ל.

ההיערכות ל-Lean IT

נעשה שימוש במודלים מובילים של Best Practices ובמדדי ביצוע מתאימים על מנת להעריך את היעילות והיכולות של התהליכים הקיימים לניהול ה-IT, ואת מאיצי הערך הפוטנציאליים בארגוני טכנולוגית המידע.

מתודולוגיית העבודה מאבחנת ומזהה את הפערים בין המצב הקיים לבין צרכי החברה והשיטות המובילות, ומתמקדת בפערים המשמעותיים ביותר ובאזורי עדיפות קריטיים. בדרך זו מתודולוגיית היישום מתמקדת על התחומים המרכזיים של ניהול IT ומגדירה יעדי שיפור ותכנית יישום מומלצת.

היערכות ל-Lean IT מתרכזת בבחינה של:
● אסטרטגית מערכות המידע בארגון מערכות המידע ואופן יישומה.
● התהליכים ושיטות העבודה בארגון מערכות המידע.
● המבנה הארגוני ורמת התמיכה בתהליכי העבודה.
● מאיצי הערך הרלוונטיים לארגון מערכות המידע.
● מדדי הביצוע של ארגון מערכות המידע.

השוואה אל מול ביצועים מיטביים (Best Practices) המקובלים בין ארגוני ה-IT תאפשר:
● הערכת מידת האפקטיביות והיעילות של הארגון.
● זיהוי פערים בין המצב הקיים לבין ביצועים מיטביים.
● המלצה על "מפת דרכים" למימוש Lean IT וניהול השינוי בארגון.
● קביעת מדדי ביצוע ויעדים להשגה.

מקורות המידע על Capabilities ,Best Practices, ו-Benchmarks יכולים להיות:
● סטנדרטים מקובלים בתעשייה (PMI Bok ,CMMI ,ITIL ,COBIT ועוד).
● מחקרים של חברות ייעוץ ואנליסטים בתחום טכנולוגית המידע.
● קונסורציום הייעוץ הבינלאומי IVI ומתודולוגית ה-IT-CMF.

במהלך ההיערכות מומלץ להתמקד במאיצי הערך הרלוונטיים לארגון מערכות המידע בחברה ובבניית תוכנית ליישום, הכוללת סדנאות הכשרה והטמעה למנהלים ולעובדים, הקמת צוותי עבודה ליישום ההמלצות ולטיפול במאיצי הערך, תוך הנחייה ובקרה צמודים, ומעקב ובקרה אחר היישום והשגת היעדים.

מאיצי ערך פוטנציאליים לארגון מערכות המידע

● הגדלת התפוקה וקיצור זמני הפיתוח על ידי:
• Tactical Gating של משימות עבודה במנות קטנות, במטרה לצמצם את העבודה בתהליך ובכך להימנע מהעוולות של עבודה על מספר משימות במקביל (Bad Multitasking).
• הפחתת שיעור העבודה הבלתי-אפקטיבית – "זמן זבל" בארגון – כל אותן פעולות שאינן נותנות ערך-מוסף לעסק, ללקוחות או לעובדים.
• הנחלת עבודה בקיט מלא (הגדרת צרכים, אפיון, בדיקות וכו').
• נטרול צווארי בקבוק, אילוצי סרק, כשלי מדיניות וכד'.
• טיפול במוקדי חוסר יעילות.
●שיפור הממשק בין הלקוחות לבין ארגון מערכות המידע.
● Strategic Gating למשימות הפיתוח (מקסימום ערך במסגרת המשאבים הקיימים).
● מיסוד מדידה ובקרה.
● ניהול פרויקטים וניהול אי-הוודאות.
● שילוב נכון של פרויקט הפיתוח בפרויקט הארגוני בחברה.
● הפעלה נכונה של מיקור-חוץ וקבלני-משנה.
● שיפור האיכות.

הספרות המקצועית מלמדת שיש מקום לצפות לשיפור משמעותי בפרמטרים הבאים:
● בתהליך ה-Strategic Gating:
• קיצור זמן התהליך ב-30% לפחות.
• הקטנת המאמץ (השקעת שעות כוח אדם) הכרוך ביצירת ה-SG בכ-30%.
• שיפור באיכות הפרויקטים הנכנסים לפיתוח.

● ובתהליך הפיתוח:
• הגדלת התפוקה ב-20% לפחות תוך 12-18 חודשים.
• שיפור של לפחות 10% בעמידה בלוחות הזמנים לפיתוח.
• שיפור באיכות הפיתוח.