"הפסקנו לרדוף אחרי מילים שמתעופפות באוויר בישיבות"

"משרד החינוך הוא משרד ממשלתי גדול, המונה כ-4,000 עובדים מסוגים שונים, המועסקים באופנים שונים, ופזור על פני מטה מרכזי גדול ושמונה מחוזות. בכל יום נערכים בו מאות דיונים, ישיבות וועדות. בכל מפגש שכזה, יש את הגורם המסכם את המפגש שעד להכנסת SUMIT היה נדרש לסכם ולתמלל ידנית. אני לדוגמה מצאתי את עצמי לא פעם מסכם ישיבות ודיונים ורודף אחרי מילים, בניסיון לרשום ולסכם את כל דברי המשתתפים. אין לי כל ספק שפספסתי חלק מהדברים תוך כדי תנועה. התחושה היא של הקלדה אין סופית ושעוד רגע יש לי נקע באצבעות. לשמחתי, בעקבות הטמעה של כלי תמלול פגישות וסיכום ישיבות של SUMIT – כל זה נגמר. SUMIT שינה לחלוטין את האופן שבו מתנהלות ישיבות, דיונים וועדות במשרד", כך אמר שלומי שלמה, מנהל צוות יישום והטמעה במשרד החינוך.

שלמה דיבר בכנס שערכה נס (Ness) בשבוע שעבר באולם לורנס ביפו, בהשתתפות לקוחות SUMIT – חברה שבשליטת נס. את הכנס, שנושאו היה "המרת קול לגורם משפיע", הנחה עמרי ברק, איש תקשורת ומנחה הפודקאסט TrashTech.

לדברי שלמה, "צוותי היישום וההטמעה מטמיעים במשרד כ-120 מערכות מידע, רובן פרי פיתוח פנימי בתוך מנהל טכנולוגיות דיגיטליות ומידע, אך חלקן מוצרי מדף המותאמים לשימוש עובדי המשרד כמו SUMIT. ריבוי הדיונים, הוועדות והישיבות שבמשרד מביא לכך שבכל שנה מיליוני ואולי מיליארדי מילים נזרקות לחלל האוויר. מישהו צריך לאסוף, לתעד, לתמלל ולסכם אותם. יש להן משמעות עמוקה, הן הבסיס לקבלת החלטות ולביצוע פעולות הנגזרות מהן. טרם הטמעת SUMIT בארגון, לעיתים לקח זמן רב בין מועד הישיבה והוצאת הפרוטוקול או הסיכום שלה. כמו כן, כל עובד מסכם בסגנון שונה ובניסוחים שונים כך שאין אחידות בסיכומים. בעולם החדש, לאחר הטמעת SUMIT, אני מקבל את התוצרים הדרושים, עוד לפני שסיימתי לשטוף את כוס הקפה בתום הישיבה, בסגנון מותאם אישית לדרישות שלי".

לדבריו "משולש ההצתה המבוקרת" הוא סוד ההטמעה בארגון ענק. שלמה השתמש בדימויים "ניצוץ" למוצר המספק טכנולוגיה חכמה עם ערך מוסף, "חומר בעירה" לעובדי הארגון שכולל אוכלוסיות מגוונות ו"רוח" לצוותי היישום וההטמעה שמלבים את האש ומפיצים את הבשורה בארגון. אסטרטגיית ההדבקה הממוקדת בארגון גדול צריכה להיות מתוכננת. לא מדליקים את כל היער בבת אחת. מתחילים עם משתמשים אורייני טכנולוגיה ועם זיקה לעבודה עם כלי AI שיש להם השפעה גדולה במשרד. התוצאה: המשתמשים שנבחרו להשתמש במוצר בתחילת דרכו בארגון וצוות ההטמעה היו למעשה סוכני השינוי שהפיצו את הבשורה מפה לאוזן כאש בשדה קוצים עד להדבקה כמעט מלאה של משתמשי הארגון כולו.

לדבריו, "המוצר שיפר וייעל את כל נושא סיכומי ותמלולי הישיבות, הדיונים והועדות במשרד לאין שיעור, המוצר מאפשר לכל משתמש התאמה אישית של תבנית הסיכום כפי שהוא רוצה לראות, הערך המוסף של הפעלת כלי AI משמעותי בתוך הסיכום, משפר את התוצרים לאין שיעור, לדוגמה בתבנית שהוא יצר הוא מקבל בראש הסיכום תקציר מנהלים ב-2-3 משפטים. כך, כולל הסיכום פירוט של סיכונים וחסמים, פירוט ההחלטות שהתקבלו, נושאים שנשארו פתוחים לפגישה הבאה, משימות לטיפול כולל לוחות זמנים וגורם אחראי לביצוע כל משימה. בנוסף המוצר מאפשר ביצוע פעולות AI המבוססות על דיונים נבחרים, כך שהוא יכול לסייע בבניית ראשי פרקים ותוכן שקפים למצגות, בניסוח הודעות ומסרונים, בהמלצות ועוד… הכלי משיא חיסכון משמעותי בזמן, לצד יכולות תמלול וסיכום ברמת דיוק גבוהה כמעט ללא טעויות".

"עדות להצלחת הטמעת הכלי בארגון", אמר שלמה, "הוא שבתחילת דרכו של המוצר בארגון, 'רדפתי' אחרי המשתמשים וניסיתי להכניס אותם למעגל. כיום איני צריך לשווק את הכלי – המשתמשים רודפים אחרינו ורוצים להשתמש בו".

בחלק מהמחלקות תופסים את SUMIT כאיש צוות בכיר לכל דבר ואם הוא לא נכנס לפגישה, לא מתחילים את הדיון.

"קבלנו יכולות חכמות ומתקדמות של תשתית מבוססת AI והמרת דיבור לטקסט", סיכם שלמה. בשורה התחתונה יש לקחת בחשבון שהטמעת כלים לבינה מלאכותית בארגון ציבורי אינה רק פרויקט טכנולוגי – זהו אירוע ארגוני גדול ומהפכני. במקרה זה של הטמעת SUMIT התשואה המיידית היא שעובדים שהיו עסוקים בסיכומים ותמלולים, מפנים את הזמן היקר הזה לעיסוק מקצועי בתפקיד שלהם, שלשמו הם נבחרו. כשיש מוצר שהוא ניצוץ, משתמשים שהם חומר בעירה דליק וצוות הטמעה שמספק את הרוח – האש תעלה ותבער.