כך מסייע ה-IT לניהול אירועי המכביה ה-22

בעוד תשעה ימים, ב-1 ביולי, יצאו לדרך משחקי המכביה ה-22. ה-"אולימפיאדה היהודית", שהייתה אמורה להתקיים בשנה שעברה ונדחתה בגלל המלחמה, היא אירוע ספורט גדול ומורכב, שהשנה יארח כ-5,000 ספורטאים מ-50 מדינות, שמתחרים ב-40 ענפי ספורט. מטבע הדברים, יש באירוע בסדר גודל כזה הרבה מאוד טכנולוגיה בכלל ו-IT בפרט, שמאפשרים את פעולתו החלקה.

"המאפיין המרכזי של אירועי המכביה ה-22, מבחינה טכנולוגית, הוא ניהול ותפעול המבוססים כולם על קבלת החלטות מונחות דאטה ותובנות. כל מנהל בכל דרג במכביה מקבל את ההחלטות שלו על סמך נתוני מערכת ה-CRM שלנו, מבית סיילספורס, שהיא הפלטפורמה המרכזית שמנהלת את המכביה", אמר ניר רפפורט, מנמ"ר המכביה, בראיון לאנשים ומחשבים. לדבריו, "האחריות לכך נופלת על מערכות המידע ועליי, המנמ"ר".

ניר רפפורט ולוגו המכביה. צילום: פרטי

אותה מערכת CRM מנהלת, מקצה לקצה, את כל התהליכים הלוגיסטיים המורכבים הקשורים במשלחות מחו"ל – הרישום, האירוח, ההסעות וההסעדה, וכן את ניהול התחרויות עצמן, שמתקיימים במקומות שונים בארץ, מצפון ועד דרום.

רפפורט הוא מנהל חטיבת סיילספורס ב-וואן טכנולוגיות, והוא מנהל את ה-IT של המכביה זו הפעם השנייה ברציפות. וואן היא החברה שפיתחה עבור המכביה הקרובה את היישומים השונים, כאמור על גבי פלטפורמת סיילספורס. רפפורט סיפר בגאווה שהמערכת, שפעלה בפעם הראשונה במכביה הקודמת, משמשת כמערכת תפעולית גם באירועי מכביה שונים ברחבי העולם – על בסיס הפיתוחים שנעשו בישראל.

מה מאפיין השנה את אירועי המכביה?
"המכביה היא לא רק אירוע ספורט, ומעולם לא הייתה כזו בלבד. זהו גם אירוע ציוני-יהודי, והדבר בולט במיוחד לאחר אירועי ה-7 באוקטובר. בהקשר הזה יהיו לא מעט אירועים מרגשים: סיורים בעוטף, אירועי זיכרון לנופלים ועוד.

בעיניי, המכביה היא ציונות, ואני לא מתבייש לומר זאת. יש לכך חשיבות גם מבחינת המשתתפים. מגיעים לכאן ילדים ובני נוער שחווים אנטישמיות הולכת וגוברת בעולם, והמטרה היא שהם לפחות יבינו טוב יותר מה עומד מאחורי העם שלהם. ללא ספק, זה יסייע להם בהתמודדות במדינות המוצא שלהם.

כמובן שהאירועים בשלוש השנים האחרונות השפיעו, ומספר המשתתפים הפעם מעט קטן בהשוואה למכביה הקודמת. עם זאת, הנהלת המכביה קיבלה החלטה שכל עוד מטוסים נוחתים בישראל – המכביה מתקיימת, וכך אכן קורה השנה".

איך מתנהלת המכביה בהיבט ה-IT?
"זו המכביה השנייה שלי, ואנחנו ממשיכים להפעיל ולתפעל את מערכת ה-CRM של סיילספורס, שנבחרה עבור המכביה הקודמת. מאז בוצעו בה התאמות ושדרוגים רבים. מדובר בפלטפורמה שמורכבת מכמה מערכות, שמדברות ביניהן ומתכנסות סביב התפיסה המרכזית של 'הספורטאי במרכז'.

היעד השני שהצבנו לעצמנו הוא להעניק לאנשי המטה מערכת לקבלת החלטות מבוססת דאטה, שמאפשרת להם לפעול בזמן אמת על בסיס נתוני אמת, עם נגישות מרבית מכל פלטפורמה".

המערכת של המכביה. צילום: לכידת מסך

מהי ארכיטקטורת הפתרון שמוטמע במכביה?
"ניהול ה-CRM מתחיל כבר בשלב ההתארגנות של כל מדינה לקראת המכביה, כאשר היא מחליטה באילו ענפי ספורט ברצונה להשתתף. כל המידע מוזן למערכת, ובעזרת זה מתבצעת החלוקה לקבוצות ולענפים, תוך חיבור לממשקים הייעודיים של כל אחד מהם. השלב הבא הוא תהליך הרישום, שנמשך כשנה וחצי. בתקופה זו מגבשים את מסגרת התחרויות ומתחיל הניהול האופרטיבי של המכביה.

מדובר במבצע לוגיסטי עצום, שכולל, בין היתר, שיבוץ בבתי מלון, ניהול הסעות וניידות של הספורטאים, שכן המשחקים מתקיימים ברחבי הארץ. כל המידע מוזרם למערכת, והמידע המופק ממנה מאפשר לדעת בדיוק מי צריך להגיע מאיזה מלון, לאן ומתי יש להחזירו, וכדומה. לשם המחשה, מתוכננים כ-8,500 שאטלים, שיסיעו את כלל האורחים, בנוסף לסיורים ולטיולים. ה-CRM מתממשק למערכות ייעודיות שונות, כגון מערכות מלונאות ותחבורה, וכן למערכות חיצוניות שמנהלות את התחרויות עצמן.

אחד החידושים השנה הוא שהמערכת מייצרת פרופילים מדויקים יותר לכל ספורטאי: מה עשה במכביה הקודמת, מהן העדפותיו, האם יש לו מגבלות תזונה ועוד. המידע מוצג בצורות שונות בדשבורדים של כלל מקבלי ההחלטות בכל הדרגים, כולל יו"ר המכביה.

גם תהליך הרישום שודרג, ובקרת הכניסה מתבצעת באמצעות סריקת ברקוד – מה שמקל ומייעל את התהליך כולו".

מה לגבי בינה מלאכותית?
"הטמענו בוט שמתממשק לסיילספורס, והוא מאפשר תשאול נתונים בשפה טבעית, קבלת תובנות והמלצות. מנהלי המערכת יכולים לשאול, למשל: כמה צליאקים יש במשלחת? או מהן בעיות התחבורה הצפויות? הדבר מסייע בקבלת החלטות מונחות דאטה בזמן אמת, בנוסף לכל המידע, שעובר אנליטיקה במערכת. הטמעת הבוט זכתה להצלחה יוצאת דופן ויש מי שמגדירים אותו כחבר צוות חדש, שמסייע להם בעבודתם.
אין לי ספק שזו רק ההתחלה, ובמכביה הבאה הבינה המלאכותית תהיה דומיננטית הרבה יותר".

כמה אנשים יש לך?
"האגף שלי קטן יחסית, אבל אנחנו מפעילים אנשים רבים במיקומים שונים. בסך הכול אנחנו נוגעים בכ-800 עובדים ומתנדבים שמועסקים סביב המכביה, לצד אלפי הורדות של אפליקציית סיילספורס".

ומה לגבי גיבויים ואבטחת מידע?
"המערכות חיוניות לתפעול השוטף ודורשות זמינות גבוהה. קיימים מנגנוני גיבוי, התאוששות מאסון והעברת שרתים אוטומטית בענן, לצד מערכי אבטחת סייבר מתקדמים. בנוסף, מתבצע ניטור של רשתות חברתיות לאיתור איומים, במיוחד לאור הרגישות הביטחונית של התקופה".