אסותא הטמיעה מערכת של גיב לניהול התפעול

אסותא (Assuta) השלימה פרויקט לניהול התפעול בארגון, במסגרתו הוטמעה מערכת אחודה לניהול אחזקה, לוגיסטיקה, רכש ונכסים בכל אתרי הארגון. המערכת פותחה והוטמעה על ידי גיב (GIV Solutions) והיא מבוססת על פלטפורמת HxGN EAM. 

הפרויקט ארך כמה חודשים והסתיים באחרונה. היקפו הכספי לא נמסר, אולם גורמים בענף העריכו אותו במיליוני שקלים.

המערכת שהוטמעה היא פיתוח של אנשי גיב על הפלטפורמה של OCTAVE (לשעבר הקסגון), המאפשרת ניהול יעיל של נכסים, תחזוקה ותהליכים תפעוליים מורכבים. היא החליפה שמונה מערכות IT שונות ומרכזת את כלל תהליכי אגף הלוגיסטיקה של אסותא בפלטפורמה אחת. המערכת פועלת ב-15 מרכזים רפואיים של אסותא ולה כ-200 משתמשים תפעוליים – מנהלים, טכנאים וצוותי תחזוקה. זאת, לצד כ-10,000 משתמשים נוספים – עובדים, ספקים וקבלנים, אשר יכולים לפתוח קריאות שירות דרך פורטל דיגיטלי.

המניע לפרויקט היה הרצון בייעול הטיפול בתקלות, לצד שיפור חוויית העבודה של צוותי האחזקה בשטח. כך, במקום עבודה עם טפסים ידניים, עובדי אסותא ונותני השירות סורקים קוד QR על גבי הציוד, פותחים קריאה על תקלה וצופים במידע הרלוונטי ובהיסטוריית הטיפולים בזמן אמת. 

בנוסף, פוּתח מסך משימות אישי, המציג לכל איש אחזקה את המשימות החשובות והדחופות ביותר לאותו רגע. זאת כדי לאפשר לטכנאי ביום עמוס, לזהות מידית "מה חשוב עכשיו", מעבר למשימות הסטנדרטית.

ברמה הניהולית הוטמעו כמה כלים, בהם לוח מחוונים (דשבורד) ניהולי, המספק תמונת מצב 360 מעלות של פעילות האחזקה והתפעול, בלא צורך במיילים ובדו"חות ידניים. 

יוסי עפרוני, מנכ"ל גיב סולושנס. צילום: ניב קנטור

"זו לא הייתה רק הטמעת מערכת, זו הייתה בנייה של שפה ארגונית חדשה"

אלון יוסף, מנהל רכש, מחשוב ופרויקטים טכנולוגיים ב-אסותא, שהיה מנהל הפרויקט מצד הרשת, אמר כי "יצרנו מהפכה באגף לוגיסטיקה. 'אלפא' היא מערכת טכנו-לוגיסטית לניהול כלל פעילויות אגף לוגיסטיקה, רכש ונכסים באסותא מרכזים רפואיים. הפלטפורמה החליפה שמונה מערכות מנותקות, והיא מאפשרת תמונה ניהולית ושפה ארגונית אחידה, חכמה ומתקדמת. בשל הפרויקט ביססנו תשתית נתונים אמינה, דייקנו תהליכים ויצרנו סטנדרטיזציה רשתית. חיזקנו את איכות השירות, הבטיחות, ההקפדה על עמידה בנהלים ולא פחות חשוב – בנינו תוכנית התייעלות כספית מדידה".

עדי נקר, מנהלת מרלו"ג ויישומים טכנולוגיים ב-אסותא, ששימשה כמנהלת הפרויקט מצד מערכות המידע באסותא, ציינה כי "זו לא הייתה רק הטמעת מערכת, זו הייתה בנייה של שפה ארגונית חדשה, המחברת בין עולמות השטח להנהלה. יצרנו שקיפות, התייעלות ושיפור ישיר בבטיחות ובאיכות". לדברי נקר, "אחד הגורמים המרכזיים להצלחת הפרויקט היה תהליך ההכנה המעמיק שבוצע לפני שלבי הפיתוח. צוותי הפרויקט קיימו שיחות ותצפיות עם משתמשי הקצה בשטח, במטרה להבין כיצד העבודה מתבצעת בפועל. כך, עם העלייה לאוויר, צוותי השטח כבר הכירו את שפת המערכת והמסכים, ואף זיהו רכיבים שנולדו מהבקשות שלהם. התוצאה הייתה אימוץ מהיר, ירידה דרמטית בעבודה ידנית וצמצום של פתרונות 'עוקפים'. הפרויקט מהווה הוכחה להטמעה מוצלחת, המייצרת שינוי ארגוני אמיתי".

יוסי עפרוני, מנכ"ל גיב, ציין כי "שמנו לעצמנו יעד להוביל את נושא מערכות מידע חכמות לניהול התפעול והאחזקה בארץ ובעולם. אנו משקיעים בחדשנות ובפיתוח נרחב בעולם תוכן זה".