אוטומציה לתהליכים עסקיים זה לא רק RPA

כתב: אבנר גייפמן.

טכנולוגיית ה-RPA (ר"ת Robotic Process Automation) התבגרה בשנים האחרונות והפכה לכלי שמרבית החברות הגדולות מיישמות כיום על מנת לבצע אוטומציה של תהליכים בארגון. יחד עם זאת, לא הכול ורוד ומרבית תוכניות ה-RPA בארגונים הגדולים נתקלות בתקרת זכוכית שלא מאפשרת להם להתרחב מעבר לתהליכים הראשונים שנמצאו מתחת לפנס. הסיבה המרכזית לכך היא שכאשר בוחנים לעומק תהליך עסקי מסוים, RPA מסוגל לבצע אוטומציה רק לחלק מהמשימות, אולם ישנם חלקים נוספים, שלא מקבלים מענה, כגון קבלת קלט מהמשתמשים, הבנת קלט לא מובנה, תמיכה בקבלת החלטות או הנגשת בינה עסקית.

כדי להאיץ את הפריסה בארגון, אנחנו, בארנסט אנד יאנג (EY), רואים חברות שהקימו צוותי RPA ייעודיים, אולם בבואן לנתח תהליך עסקי באחת מהיחידות בארגון, עקב האתגרים מעלה, צוות ה-RPA לא מסוגל לתת מענה מלא ללקוח העסקי, ורבים מהתהליכים נופלים ולא מצליחים לעבור את שלב בחינת ההיתכנות.

Process First

בבואכם לבחון תהליך עסקי לקראת הטמעת אוטומציה בארגון, עליכם להתנתק לרגע מהטכנולוגיות העומדות לרשותכם ולנתח את התהליך לפי הפעולות העסקיות המבוצעות בו: מהו הקלט וכיצד הוא מתקבל? איזה עיבוד נדרש המידע לעבור? אילו החלטות צריכות להתקבל על בסיס המידע? מהו הפלט? ולמי הוא נדרש? רק לאחר ניתוח שלבים אלה בתהליך ניתן לבחון איזו היא הטכנולוגיה המתאימה ביותר לתת מענה לכל אחד מהשלבים שהוזכרו מעלה. ישנה אמרה מפורסמת: אם יש לך רק פטיש בארגז הכלים – כל בעיה תיראה לך כמו מסמר. לכן, כשבאים להטמיע אוטומציה בצורה נכונה חייבים לבחון מגוון רחב של טכנולוגיות שיכולות לסייע בתהליך.

מקור: ארנסט אנד יאנג

לשבור את החומות הארגוניות

פעמים רבות עומדת לרשות צוותי ה-RPA בארגון רק טכנולוגיה אחת, יכולות הפיתוח ממוקדות בטכנולוגיה זו והם מנסים, באמצעות השילוב ביניהן, לתת מענה שה-RPA לא יועד לעשות מלכתחילה, ובכך הם מכופפים את "הברזל". הדבר מוביל לעתים לפסילה של תהליכים עם פוטנציאל טוב או ליישום לא מוצלח, שגורם לחוויית משתמש לא טובה ולחוסר שביעות רצון של הלקוח העסקי. במקרים קיצוניים יותר נגרמת אף "טראומה" והפסקת אימוץ הפתרון על ידי הארגון.

הקמה של COE (ר"ת Center of Excellence) של RPA היא לא פתרון קסם, וכדי לתת מענה לבעיה זו יש לשבור את החומות הארגוניות ולאפשר לצוותי האוטומציה גישה למגוון הטכנולוגיות המוזכרות מעלה. בנוסף, יש לבנות יכולות מגוונות של אנשי הצוות, בין אם הן כבר קיימות בארגון ובין אם יש להוסיף אותן לפורטפוליו הכלים הארגוני. יש לעודד שיתופי פעולה בין הצוותים השונים ב-IT כך שהגורם העסקי שמעוניין לבצע אוטומציה יקבל מענה מקצה לקצה עבור התהליך שלו במקום אחד (One Stop Shop). בנוסף, קיימת חשיבות עליונה לתמיכה וגיבוי של הנהלת ה-IT בתוכניות האוטומציה עבור יצירת שיתופי פעולה אלה, וככל שהאוטומציה תהיה חלק מסדר היום של המנמ"ר, כך הן יצברו תאוצה.

גם ספקי ה-RPA הגדולים מודעים לאתגרים שצוינו כאן, ולכן אנחנו רואים שעם הזמן הם מוסיפים עוד ועוד יכולות טכנולוגיות לתוך הפלטפורמות שלהם, על מנת לתת מענה לפער שהוזכר. יכולות אלה משתפרות מיום ליום, אך נכון לכתיבת שורות אלה, הכיסוי לא מלא ובכל מקרה, מצריך רישוי נוסף ורכישת ידע נוסף – מה שגורם לארגונים להתעכב בפריסה.

הפתרון הוא אוטומציה חכמה – Intelligent Automation

לסיכום, ניתן לומר בפירוש שטכנולוגיית ה-RPA עובדת, ישימה וכבר הוכיחה שהיא יודעת להביא ערך עסקי. אולם, כדי שהיא תצליח לשבור את תקרת הזכוכית, על ארגונים להפסיק להקים תוכניות וצוותי RPA ולהתחיל להקים צוותי אוטומציה חכמה. לצוותים אלה צריכה להיות היכולת לנתח תהליך ולתת לו מענה מקצה לקצה במגוון טכנולוגיות ויכולות אנושיות וטכניות, ובממשק אחד ליחידה העסקית. ברגע שארגונים יחלו לפעול כך, הם לא רק יאיצו את תוכניות האוטומציה, אלא גם יעלו משמעותית את החזר ההשקעה (ה-ROI) שהם ישיגו מתוכניות אלה.

הכותב הינו מוביל תחום ה-Intelligent Automation בקבוצת הייעוץ של EY ישראל. במסגרת תפקידו הוא מתמקד בלסייע ללקוחות למנף טכנולוגיה על מנת להאיץ את האג'נדה של מצוינות תפעולית בארגונים. בעבודה משותפת עם גורמים עסקיים וגורמים טכנולוגיים בארגון, הוא מתמחה ברתימת טכנולוגיות חדשניות על מנת להוביל וליישם תוכניות של טרנספורמציה עסקית וטכנולוגית. כחלק מתפקידו, הוא מוביל פרויקטים של RPA מהגדולים בארץ בחברות ביטוח, חברות ממשלתיות וחברות תעשייתיות.

להרשמה לאירוע לכנס RPA של אנשים ומחשבים, שיתקיים ביום ה', ה-25 בפברואר, לחצו כאן.