"לרבע את המעגל ולנוע בין אחידות תהליכית לגמישות IT תפעולית"

"בבואם של ארגונים ליישום פרויקט IT כלשהו, עליהם למפות את כל ההיבטים שיגרמו לבידול בין הצלחה מסחררת לכישלון חרוץ. אחד מהאתגרים החשובים הוא להתמודד עם האוקסימורון, הניגוד, ולמצוא את הנתיב לנוע באופן מוצלח – בין אחידות תהליכית, הנובעת מהצורך בסטנדרטיזציה – לבין גמישות IT תפעולית", כך אמרה מירי ישמעאל, מנהלת חטיבת פתרונות למידה והדרכה ב-נס (Ness).

ישמעאל דיברה במסגרת פורום e-Gov מבית אנשים ומחשבים. נושא המפגש, שנערך השבוע (א') במלון אוריינט בירושלים, היה אתגרים בהטמעת מערכות מידע חדשות במגזר הציבורי. את האירוע הנחו יהודה קונפורטס, העורך הראשי של אנשים ומחשבים ורונה קייזר – בעבר מנמ"רית משרד הבריאות, וכיום סמנ"כלית מגזר ציבורי בקבוצת יוניטסק, זרוע הדיגיטל של אמת.

איך משיגים הצלחה בפרויקטי הטעמת יישומים ארגוניים?

הרצאתה של ישמעאל נשאה את הכותרת "From A to Success", ודנה בחשיבות, הקריטית, של תהליכי הדרכת המערכות בקרב המשתמשים הסופיים. זאת, לטובת הצלחת פרויקטים של הטמעת יישומים ארגונים. לדבריה, "על מנת להגדיל את שיעורי ההצלחה בפרויקט יישומים ארגוניים, יש לטפל בכמה היבטים: הראשון, זהותו של מוביל.ת פרויקט השינוי. נדרש לכך מישהו.י שיוביל את המסע, יאמין בו ויהיה בקיא בפרטיו. הוא צריך 'להיות באירוע'. זאת, כי אין תחליף למנהיגות ארגונית".

"אתגר נוסף", אמרה, "הוא הצורך החיוני בחיבור לאסטרטגיה העסקית. לשם כך יש לוודא שקיימת תקשורת ארגונית, חוצת דרגים וארגון, על מנת שכלל הגורמים יתקשרו את מהות הפרויקט".

אתגר נוסף, לדבריה, הוא הקצב. ישמעאל הסבירה ש-"לפעמים לאט זה הכי מהיר שיש: יש להגיע לתכנון מבוסס מציאות, עם גמישות תפעולית וניהול סיכונים פרואקטיבי". היא גם התייחסה אל היבט נוסף שטיפול בו יסייע, והוא ש-"שינוי מוצלח יצליח הרבה לפני שהוא יורגש". לכן, לדבריה, "יש להיערך לקראת השינוי זמן רב לפני מימושו. קריטי לדעת לנהל את האירוע ומתי ואיך להיפגש עם הבעיות".

"יש כוח למנהיגות פנימית", אמרה, "על לכן יש לאתר בכל פרויקט שכזה 'שגרירים', שהם יהיו מליצי היושר של הפרויקט, וככאלה יהוו מכפילי כוח, ולא רק אלה אשר תומכים במערכות. למידה צריכה להיתפש ולהיות ממומשת כתהליך אסטרטגי מתמשך, עם מעטפת תומכת".

ישמעאל סיימה באומרה כי "כל פרויקט חייב להכיל בתוכו את היקפי ועלויות ההדרכה וההטמעה. לחלק של הדרכת והטמעת המערכת יש משמעויות מספריות, שניתן לכמת אותן. יש לקבוע את היחס הנכון בין המטמיע.ה ובין כמות העובדים, מה היקף המדריכים, מהו משך זמן פיתוח הלמידה ומה זמן ההדרכות. כך ניתן יהיה להפוך כל פרויקט להטמעת יישומים ארגוניים – לסיפור הצלחה".