טיפים להפיכת ה- IT הארגוני למאיץ עסקי

אנחנו חיים בעידן הטכנולוגי וכמעט בכל ארגון, בכל סדר גודל, הפעילות העסקית מבוססת על מערכת מידע. עם זאת, כמעט כל מנהל בכיר שואל את עצמו האם יחידת המחשב פועלת ביעילות ובאפקטיביות, האם הוא משקיע השקעות נכונות במיחשוב והאם המערכות הארגוניות מספקות לארגון את הערך האופטימאלי. תפקידן של מערכות המידע לא רק לאפשר לעסק לפעול, אלא להאיץ את הפעילות העסקית ולהיות חלק אינטגראלי בחדשנות העסקית וביתרון התחרותי של הארגון.

מספר טיפים להפיכת ה – IT הארגוני למאיץ עסקי:
•    מעורבות הנהלה ומעורבות בהנהלה – מקומו של מנהל הטכנולוגיות בהנהלה ומנגד חיוני לגלות מעורבות פעילה של ההנהלה העסקית בנושאים הטכנולוגיים. ככה יובטח חיבור של ה – IT לפעילות העסקית וכוונון היחידה והטכנולוגיה יתבצע על בסיס שוטף.
•    קישור ה – IT לאסטרטגיה העסקית – חיוני להגדיר את יעדי ה – IT בהלימה לאסטרטגיה העסקית ולהשקיע משאבים רק בתהליכים ופרויקטים שמקדמים את האסטרטגיה לפי סדרי העדיפויות. רצוי לבנות מודל דינמי שיעזור לנו להתאים את תהליכי ה – IT לשינויים עסקיים עתידיים.

•    חדשנות גם כתהליך העומד בפני עצמו –קיימת מגמה היום בעולם להקים יחידות העוסקות בחדשנות וגם בתוך יחידת הטכנולוגיה מקובל כיום לנהל תהליך חדשנות טכנולוגית. תהליך שבמסגרתו מאפיינים כיוונים טכנולוגיים חדשניים, בוחנים חידושים טכנולוגיים הקיימים בעולם, מודדים התקדמות וכיו"ב

•    שילוב טכנולוגיה בשירותים ללקוחות – כולנו חולמים על שירותים טכנולוגיים אוטומטיים שמבצעים מכירות ומספקים שירותים ללא מגע יד אדם או במעורבות אנושית מינימלית. זה מאפשר גם לספק שירות איכותי, להגיע לקהל צרכנים גדול וגם בעלויות נמוכות. תבחנו איך ניתן לשלב טכנולוגיה במעגלים העסקיים ואיפה אפשר להחליף תהליכים ידניים בטכנולוגיה.

•    מדידה ודיווח – זכותה של ההנהלה לקבל דיווחים ברי ניהול ממנהל ה – IT. חשוב לשלב מדדי ביצוע ומדדי תוצאה בתהליכי ה- IT. המדדים עוזרים לנו לוודא שאנחנו פועלים בכיוון הנכון ופועלים ביעילות.
•    עבודה עם מסגרת עבודה מסודרת – יש היום מספר מסגרות עבודה לניהול IT, אשר מתוות את הדרך להעלות ערך מ – IT ולכוון את ה – IT לאסטרטגיה העסקית. חשוב לאמץ מסגרת כזו כדי להבטיח שאנחנו פועלים נכון. אמליץ כאן על מסגרת העבודה COBIT כיום בגירסה 5, מבית ISACA – איגוד בינלאומי לניהול וממשל של טכנולוגית מידע.

•    היבט ארגוני – צריך לדאוג למבנה ארגוני מתאים. הכוונה גם למבנה הארגוני של היחידה הטכנולוגית – למי תהיה כפופה, מה יהיו הגדרות התפקיד בה, איך תתבצע זרימת המידע בארגון וכיו"ב וכן איך משתלב המבנה הארגוני העסקי בתהליכי ה – IT.

אין פרויקטים טכנולוגיים אלא פרויקטים עסקיים שמשלבים טכנולוגיה המתבצעים ע"י שני צידי המתרס!
•    שילוב כלים טכנולוגיים מתקדמים לקבלת החלטות ולניהול – זה כבר old news, אבל זה מרכיב בסיסי בהפיכת ה – IT למאיץ עסקי. צריך לשלב כלי ניהול עסקיים/ERP וכלי בינה עסקית מתקדמים, מערכות B2B, ניתוח אנליטי וכיו"ב כדי לאפשר למקבלי ההחלטות להפוך מידע לידע ולסייע בקבלת החלטות, חיזוי,  לאכוף תהליכים אפקטיביים ויעילים, לאפשר למידה ארגונית ועוד.

ארגונים שלא ישכילו לכוונן את פעילויות טכנולוגית המידע שלהן ולסנכרנן באופן הדוק עם הפעילות העסקית יבזבזו משאבים יקרים וטכנולוגית המידע תשמש כמשקולת עסקית במקום לשמש כמחולל ומאיץ עסקי.

  הכותב מנהל חברת היעוץ הניהולי וקבוצת היעוץ במערכות מידע, BDO זיו האפט