"אחרי 25 שנה, בהסתדרות הוחלט להביא את מערכת ה-ERP לקדמת הטכנולוגית"

"בארגון עובדים, להבדיל מארגונים עסקיים אחרים יש אמנם מערכות בסיסיות כמו בכל ארגון, אבל יש גם הרבה מאוד דברים ייחודיים ויש תהליכי עבודה שלא תמצאו בארגונים אחרים, כמו בחירות לארגון ולאיגודים, ניהול איגודים, ניהול סכסוכי עבודה ועוד. המערכת הקודמת שימשה את ההסתדרות במשך 25 שנים וההחלטה הייתה לקדם את הארגון מבחינת טכנולוגיות וחדשנות ולהביא את מערכת ה-ERP שלה לקדמת הטכנולוגיה הנוכחית", כך סיפר פול סרטר, מנמ"ר ההסתדרות בכנס 'הטרנספורמציה הדיגיטלית של עולם ה-ERP' שנערך בשבוע שעבר.

הכנס, שמשך אליו מקצוענים רבים הפועלים בשוק ה-ERP, נערך מזה השנה השלישית בהפקת אנשים ומחשבים והוא התקיים באולם האירועים לאגו שבראשון לציון, בהנחיית עדית לסר, מנכ"לית משותפת של IT Solutions.

"ציפינו למספר תועלות, והעיקרית היא כנראה מעבר ממערכת מבוזרת בה כל יחידה מתפקדת באופן עצמאי למצב בו יש מרכז אחד, מערכת מרכזית אחת, עם בסיס נתונים אחד עם מתן שירותים לכל היחידות האחרות של ההסתדרות. בנוסף ברגע שמרכזים את הכל ניתן למטב תהליכי עבודה, לתת שירותי אוטומציה מקצה לקצה, וכמובן אסור לשכוח שיש מעבר לשימוש באמת אחת, שעליה כולם יכולים להתבסס ולא משנה מאיזו יחידה", הוא סיפר.

'תפנית ERP' של מטריקס

סרטר סיפר גם כי הבחירה הייתה ב-'תפנית ERP' של מטריקס, גם בגלל שעלה הצורך לפתח הרבה מאוד דברים ייחודיים שצריכים למזג לתוך מערכת אחת, והיא מחברת 600 משתמשים זה לזה מול פחות מ-250 במערכת הקודמת.
"זה כמובן עוזר גם בתחזוקה כי מערכת אחת זול יותר בהרבה לתחזק ממערכות מרובות. זה גפ אפשר לנו לשבת ולבחון את המערכת כדי לבחור את הנהלים הטובים ביותר עבור התהליכים השונים והצלחנו לשפר בהרבה מאוד מקרים תהליכים שהיו קצת עקומים", הוא סיכם.

גם באמדוקס הוחלפה מערכת ה-ERP, והמערכת החדשה מבית סאפ עלתה לאוויר לאחר שלוש שנות פרויקט באוקטובר האחרון. "המערכת הוטמעה בכל הארגון הגלובלי כמערכת אינטגרטיבית אחודה המשרתת את כל מערך החברות של אמדוקס לרוחב שבעה אזורים גאוגרפים שונים ועשרות החברות. העלייה המוצלחת לאוויר סיכמה שלב מורכב וקריטי בתהליך הטרנספורמציה ומעבר לשיטות עבודה דיגיטליות מתקדמות" סיפר ירון סברדלוב, מנמ"ר אמדוקס, שהגיע לכנס יחד עם מרי קוקוי, מנהלת היחידה לניהול פרויקטי המטה, כדי לספר על הנקודות העיקריות שהובילו למה שהוגדר על ידם כפרויקט מוצלח מאוד, וכדי לספק כמה תובנות.

ירון סברדלוב, נהנ"ר אמדוקס. צילום: תומר פולטין

"בכל פרויקט, אך במיוחד בפרויקט מורכב כמו החלפת ERP, יש להגדיר מראש מה מגודר כהצלחה. הדבר חשוב במיוחד בפרויקט ארוך טווח בו ההשקעה במערכות דור קודם מוקפאת לאורך זמן רב, ודורשת מהארגון איפוק והתמקדות. הקמת צוות מרכזי, הכולל את הנהלת הפרויקט ולקוחות מרכזיים, לשמירת מסגרת התכולה, מאפשרת עמידה ביעדי התוכנית, לוחות הזמנים והתקציב תוך ווידוא שמירת הערך המוסף לחברה", אמר סברדלוב.

סברדוב הוסיף כי בפרויקט מסדר גודל כזה, הנוגע במרבית הארגון והתהליכים המרכזיים שלו, היה חשוב להגדיר ולהסכים מראש על אופן העלייה לאוויר. "זה צריך להתבצע בצורה שמקטינה סיכון ומוודאת המשכיות עסקית במינימום הפרעות. בעוד שבמקרים רבים נבחרת דרך של עלייה מדורגת לאוויר, בפרויקט זה נבחרה גישה של עלייה לאוויר ב-'מכה אחת' בכל העולם. הדרך לנהל ולמזער את הסיכון בגישה זאת מצריך ניהול קפדני ורתימת המערך העסקי לתהליך משלב מוקדם מאוד", הוא טען.

מרי קוקוי, מנהלת היחידה לניהול פרויקטי המטה. צילום: תומר פולטין

קוקוי התייחסה להסבת הנתונים מהמערכות הישנות למערכת החדשה. "זה יכול להיות תהליך מאוד מאתגר ומורכב. אין כל ויכוח כי מידע אמין ומדויק הוא מפתח להצלחתה של ארגונים בתהליכי קבלת החלטות מבוססות מידע, לביצוע אוטומציה מתקדמת ולהטמעה של תהליכי בינה מלאכותית. על כן, חשוב שהסבת הנתונים תתבצע באופן שימטב את המידע ויוודא את איכות הנתונים במערכות החדשות. הסבה מוצלחת תלויה לא רק בצד הטכני של טעינת המידע, אלא נשענת באופן משמעותי על מיטוב המידע בידי היחידות העסקיות. זהו תהליך ארוך ומורכב שיש להניע אותו משלבים מוקדמים של הפרויקט", היא אמרה.

לסיום היא ציינה גם את החשיבות של הצמדת גורם ניהולי לפרויקט. "על מנת לקבל את תמיכת ההנהלה והארגון, חשוב מאוד שלתהליך הטרנספורמציה יהיו שותפים ונותני חסות מטעם ההנהלה והיחידות הרלוונטיות. נותני חסות אלה תומכים בפרויקט לכל אורכו, אך חשיבותם עולה יותר בזמן העלייה לאוויר, בהקניית סובלנות ארגונית בתקופת ייצוב המערכת ועד ההגעה למצב שאפשר לומר שחזרנו לשגרה.