המדפסת שבפינה עלולה להיות הדלת האחורית של הארגון

כאשר מנהלי מערכות מידע ואבטחת מידע בונים את מערך ההגנה הארגוני, עיקר תשומת הלב מופנית בדרך כלל לשרתים, לתחנות הקצה, למערכות הענן, לדואר האלקטרוני ולהתקני התקשורת. אלו אכן נכסים קריטיים, המחייבים הגנה מתקדמת. אולם במקרים רבים קיים רכיב נוסף, נפוץ מאוד אך כמעט בלתי נראה מבחינת אבטחת מידע – המדפסת הארגונית.

המדפסות של היום אינן עוד התקנים פשוטים שתפקידם להדפיס מסמכים. מדובר במחשבים לכל דבר ועניין: הן מחוברות לרשת הארגונית, מכילות מערכות הפעלה, כונני אחסון פנימיים, ממשקי ניהול מרחוק, חיבורי ענן ולעיתים אף יכולות סריקה, שליחת מסמכים בדוא"ל, שמירת מידע וחיבור למערכות הארגון. בדיוק בגלל אותן יכולות, הן הפכו בשנים האחרונות ליעד מועדף עבור תוקפים המחפשים נקודות תורפה וכניסה נוחה לרשת הארגונית.

ארגונים רבים משקיעים מיליוני שקלים בפתרונות הגנת סייבר מתקדמים, אך במקביל מפעילים עשרות ואף מאות מדפסות ללא מדיניות אבטחה מסודרת. התוצאה היא "שטח מת" מבחינת ההגנה הארגונית, כזה שעלול לשמש תוקף כדי לעקוף שכבות אבטחה מתקדמות ולהגיע למידע רגיש.

הסיכון אינו תיאורטי. מדפסות עלולות להכיל מסמכים עסקיים, חוזים, דו"חות פיננסיים, מידע רפואי, נתוני לקוחות או מסמכים מסווגים. במדפסות רבות נשמרים באופן זמני או קבוע עותקים של מסמכים שעברו דרכן. אם גורם עוין מצליח להשתלט על ההתקן, הוא עשוי לקבל גישה למידע רגיש, להשתמש במדפסת כנקודת מעבר למערכות נוספות ברשת, או אף לשבש את פעילות הארגון.

איום ממשי

מחקרים עדכניים ממחישים עד כמה האיום הזה ממשי. מחקר בינלאומי של חברת המחקר העצמאית Quocirca שהתפרסם בשנת 2024 והתבסס על סקר בקרב מאות מנהלי IT ואבטחת מידע בארה"ב ובאירופה, מצא, כי 67% מהארגונים חוו בשנה האחרונה אובדן מידע או אירוע אבטחה הקשור לתהליכי הדפסה ומסמכים מודפסים – עלייה לעומת 61% בשנה הקודמת. עוד העלה המחקר, כי העלות הממוצעת של אירוע אבטחה הקשור להדפסה חצתה את רף מיליון הליש"ט לארגון. הנתונים הללו ממחישים, כי למרות ההשקעות העצומות בתחום הסייבר, תשתיות ההדפסה עדיין נתפסות בארגונים רבים כמרכיב משני, בעוד שבפועל הן מהוות יעד אטרקטיבי לתוקפים.

גם מחקר עדכני של HP Wolf Security מצביע על פער משמעותי בתחום: רק כשליש מצוותי ה-IT מעדכנים את קושחת (Firmware) המדפסות באופן מיידי לאחר פרסום עדכוני אבטחה. המשמעות היא, שהתקנים רבים נותרים חשופים לאורך זמן לפגיעויות ידועות, ולעיתים מהווים החוליה החלשה ביותר במערך ההגנה הארגוני.

בעיה נוספת היא, שמדפסות רבות נשארות ברשת שנים ארוכות ללא ניהול שוטף של עדכוני אבטחה. בעוד שתחנות קצה ושרתים נהנים בדרך כלל מניהול מרכזי ובקרת אבטחה קפדנית, התקני הדפסה נשכחים לעיתים מאחור. מצב זה יוצר פערי אבטחה ידועים, שניתן לנצל בקלות יחסית.

"בעידן שבו מתקפות סייבר הופכות למתוחכמות יותר ויותר, ארגונים אינם יכולים להרשות לעצמם להתמקד רק בנקודות הכניסה המוכרות. תוקפים מחפשים את החוליה החלשה ביותר, ולעיתים דווקא המדפסת התמימה שבמסדרון היא זו שמספקת להם את הדרך פנימה"

גם בהיבט הפיזי קיימים סיכונים משמעותיים. מסמכים רגישים נשלחים להדפסה ונשארים במגש היציאה דקות ארוכות או אף שעות. במקרים רבים כל עובד יכול לגשת למסמכים שאינם מיועדים לו. בארגונים המטפלים במידע אישי, פיננסי, רפואי או ביטחוני מדובר בסיכון ממשי לפגיעה בפרטיות ואף לחשיפה משפטית ורגולטורית.

לכן, אבטחת המדפסות חייבת להיות חלק בלתי נפרד מאסטרטגיית הסייבר הארגונית. הדבר מתחיל בבחירת ציוד הכולל מנגנוני הגנה מובנים, הצפנת מידע, אימות משתמשים, זיהוי ניסיונות חדירה ויכולת התאוששות אוטומטית במקרה של תקיפה. בנוסף, יש להקפיד על עדכוני קושחה, ניהול הרשאות, הפרדת רשתות במידת הצורך ובקרה רציפה על כלל התקני ההדפסה בארגון.

פתרון נוסף שהופך לנפוץ יותר הוא שימוש במנגנוני Secure Print, המאפשרים לעובד לשחרר את המסמך להדפסה רק לאחר הזדהות באמצעות כרטיס עובד, קוד אישי או אפליקציה ייעודית. כך מצטמצם משמעותית הסיכון לחשיפת מידע רגיש ומתחזקת השליטה הארגונית במידע המודפס.

בעידן שבו מתקפות סייבר הופכות למתוחכמות יותר ויותר, ארגונים אינם יכולים להרשות לעצמם להתמקד רק בנקודות הכניסה המוכרות. תוקפים מחפשים את החוליה החלשה ביותר, ולעיתים דווקא המדפסת התמימה שבמסדרון היא זו שמספקת להם את הדרך פנימה.

אבטחת מידע אפקטיבית אינה נמדדת רק בחוזקה של חומות ההגנה המרכזיות, אלא גם ביכולת לזהות ולהגן על כל רכיב המחובר לרשת הארגונית. המדפסות כבר מזמן אינן רק ציוד משרדי – הן חלק בלתי נפרד מתשתית ה-IT, ולכן גם חלק בלתי נפרד ממערך הסייבר של כל ארגון. ארגון שישקיע בהגנה על שרתים, תחנות קצה ומערכות ענן אך יתעלם ממערך ההדפסה שלו, עלול לגלות מאוחר מדי שהפרצה המשמעותית ביותר הסתתרה דווקא ליד מכונת ההדפסה והצילום.

הכותב הוא, סמנכ"ל טכנולוגיות – פתרונות הדפסה ארגונית מאובטחים בחברת מפעיל.