ניהול התהליך העסקי

ניהול תהליכים עסקיים (BPM) הוא היכולת לזהות, לעצב, לתעד, לפקח, לייעל ולסייע בביצוע של תהליכים ארגוניים קיימים וחדשים.

ניהול תהליכים עסקיים כולל:
● הטמעת יוזמות לשיפור התהליכים.
● הובלת שינוים תרבותיים לשיפור התהליכים העסקיים.
● בחירה, פיתוח, ויישום שיטות, מודלי ממשל (Governance), טכנולוגיות, מיומנויות, תפקידים, וחומרים שיווקיים התומכים בניהול תהליכי הארגון.
● פיתוח ויישום כלים גראפיים להצגת התהליכים – כמו, תרשימי תהליך, ואימוץ טכנולוגיות למיכון, וסיוע בביצוע ניהול התהליכים העסקיים.

הסביבה העסקית הופכת להיות יותר ויותר סוערת ובלתי צפויה, מונעת על ידי גורמים רבים ושונים הכוללים למשל, צרכים משתנים של לקוחות, גלובליזציה של שרשרת אספקה, מודלים עסקיים חדשים, טכנולוגיות חדשניות ומפריעות, וכן הלאה.

במקרים בהם תהליכים עסקיים מקיפים מחלקות פונקציונליות פנים-ארגוניות, אתגרים אלה יכולים להיות גדולים יותר – במיוחד אם התהליכים אינם שקופים וברורים לכל המחלקות המעורבות ולא ברור למי הבעלות והאחריות על כל התהליך.

כדי להתחרות בהצלחה, ארגונים חייבים למצוא דרכים כדי להגיב במהירות, לאמץ שינוי ושדרוג התהליכים שלהם כדי להתיישר עם הדרישות העסקיות המתפתחת. ניתן למצוא דוגמאות רבות המצביעות על הישגים משמעותיים, כאשר ארגונים מיישמים תכנית לניהול התהליכים העסקיים שלהם.

למנוע טעויות וחוסר התאמה

גם בעידן שבו המירוץ הוא אחרי אפליקציות דיגיטליות עם דגש על חוויית משתמש מעצימה, ניהול התהליכים העסקיים מאפשר את ההבנה של זרימת הפעילות העסקית, כך שהיא תוכל להיות מובנת ומבוקרת יותר ותוכל למנוע טעויות וחוסר התאמה כאשר חלים שינויים ביעדים ומטרות כתוצאה משינויים באסטרטגיה.

מן האסטרטגיה העסקית נגזרים היעדים העסקיים, אלו מטרות הארגון והפעולות העסקיות הקריטיות על מנת להשיג מטרות אלה בהצלחה. לצורך השגתם מוגדרים עקרונות הניהול, נבנית הטופולוגיה הארגונית הכוללת גם את הגדרת האחריות והתפקידים של המנהלים ועובדי המידע, ומוגדרים התהליכים העסקיים – אלו התהליכים בהם נוקט הארגון על מנת לתמוך ביעדיו העסקיים.

הדרך היחידה להשגת המטרות והיעדים העסקיים היא בבניה של תהליכים עסקיים תומכים. יתכן ובמהלך חיי הארגון השתנו היעדים מהגדרתם הראשונה. בניית ארכיטקטורה עסקית נכונה, מאפשרת להעריך מחדש את היעדים ומבטיחה שהתהליכים הנוכחיים יהיו בהתאמה ליעדים החדשים.

הדיון האסטרטגי הפנים-ארגוני, להבדיל מהשפעות השוק החיצוני, מתחיל ונגמר בהבנת התהליכים הקיימים וההבנה מה מונע מהם להשיג את היעדים וגיבוש השינויים והשדרוגים הנדרשים בהם כדי לאפשר את השגת המטרות.

אסטרטגיית מערכות המידע משלימה את הארכיטקטורה העסקית על ידי הגדרת המידע הנדרש בתהליכי העבודה. זרימת המידע חייבת ללוות את התהליכים העסקיים ולספק להם את הנתונים והמידע הנדרש לביצוע יעיל ואפקטיבי.

יחד עם זאת אנו רואים לעתים קרובות כי גם זרימת המידע ניתקת מהתהליכים בגלל התיישנותה או שינויי בתהליכים. לכן גם שלב זה חייב להיות מוגדר בהתאמה לתהליכים העסקיים הנדרשים. רק לאחר השלמת ההתאמה בין שתי השכבות הראשונות ניתן להגדיר מהם היישומים הנדרשים לארגון, מה התשתית הטכנולוגית התומכת ואופן הניהול והבקרה שלהם – כל אלה מהווים  את ארכיטקטורת מערכות המידע שתתמוך בזרימת המידע המתאימה לצרכי הארגון.

ניהול התהליכים העסקיים
● מאפשר לארגון להשתנות.
● מאפשר גישה הוליסטית לשיפור באמצעות ראיה כוללת תפקודית וחוצת ארגון.
● מאפשר לתקן ולשפר תהליכים מורכבים ועתירי כ"א לפני שנגשים למכן אותם.
● תומך בהבנה טובה יותר של תהליכים והיעדים שלהם, המובילה לביצוע אמין ויעיל יותר של תהליכים אלה.
● מספק ייצוג גראפי של תהליכים כדי להקל על דיון יעיל יותר ושיתוף פעולה בין מבצעי תהליך, ובין מבצעים ומנהלים.
● הופך את היעדים האסטרטגיים של הארגון כמו: אמינות ויעילות, איכות המוצר או השירות, הגמישות העסקית, וכן הלאה ליותר מפורשים וגלוים, "הערך" העסקי של ניהול התהליכים (BPM) טמון ביכולת לסייע להפוך את הפעילות העסקית לזורמת יותר באופן יעיל ואפקטיבי תוך הקשבה והבנה טובה יותר  של  יעדים עסקיים מתחדשים.

יש הכרה הולכת וגוברת שמידע שנולד פעם דיגיטלי, צריך להישאר דיגיטלי והוא יכול להביא ערך רב יותר לארגון כאשר הוא מעובד במהירות וביעילות. יש גם הבנה גוברת כי תכנון, מיכון, ותהליכים תפעוליים מאפשרים לארגונים עסקיים לחקור סוגים חדשים של חדשנות יצירתיות בעסקיהם.

שיפור ואוטומציה של תהליכים באמצעות BPM כמסגרת הוא חלק חיוני של טרנספורמציה דיגיטלית של עסקים. המסמך הכתוב הולך ונעלם מהתהליכים, והמידע שנולד דיגיטלי ונשאר דיגיטלי נדרש לעבור בתוך הארגון ואף מחוצה לו בתהליכים בטוחים מקצה לקצה.

על ידי הקמת יכולת אפקטיבית לניהול תהליכים עסקיים, ארגון יכול לעשות את העבודה באופן יעיל יותר, לעצב יותר תהליכי עבודה גמישים וקלים לשינוי, להגדיל את מהירות ההגעה לשוק, להטמיע תרבות של שיפור מתמיד ולספק תשואות טובות יותר למשאבים המושקעים.