100 ימי החסד הראשונים של מנמ"ר חדש – הצעדים לנחיתה מוצלחת

החודשים הראשונים של כהונתו של מנהל מערכות מידע חדש בארגון הם זמן מאוד חשוב ללמוד על התרבות של החברה ונושאים קריטיים על סדר יומה, לעצב את סדר היום לשינוי, לבנות יחסים עם עמיתים ומנהיגים בכירים, ולקבל החלטות על אנשים, מימון, ונושאים אחרים שיספקו בסיס איתן לעתיד.

ב-100 הימים הראשונים, מנמ"ר חדש צריך להטביע את חותמו, נדרש לגבש חזון משכנע, כי אם הוא רוצה להוביל הוא צריך לצאת במהירות עם סיפור שכולם יכולים להתיישר סביבו.

על בסיס קשרים ועבודה עם מנמ"רים בכירים רבים לאורך שנים, גיבשתי מספר נושאים חשובים ביותר לטיפול בחודשים הראשונים הקריטיים האלה. כמובן, שישנם נושאים רלוונטיים לכל ארגון וארגון, אבל אני מאמין שכל מנמ"ר חדש ימצא בסקירה הזו נקודת מוצא לעיצוב דרך הפעולה שלו בתהליך.

התחל את 100 הימים הראשונים לפני היום הראשון שלך

• השתמש בתהליך הריאיון כדי להבין את הדינמיקה הארגונית והציפיות.
• וודא שאתה פוגש את כל בעלי העניין, מרבית מנהלי החברה, כדי לקבל פרספקטיבה טובה יותר.
• שוחח עם יועצים חיצוניים של החברה כדי להשיג תמונת מצב יותר אובייקטיבית.
• התחל לבנות את הנחות היסוד של תוכנית הפעולה.

הבהר וחזק את המנדט שלך

• נסה להבין מה מצופה ממך ואיך אתה תימדד, למשל ביחס לתמיכה ביכולות עסקיות חדשות של החברה, לעמידה ביעדי עלות ותקציב, לעמידה ביעדי רמות השירות ולהשלמת הפרויקטים והמשימות בהתאם לתוכנית העבודה.
• מצב את הערך העסקי של גוף ה-IT שבניהולך תוך שימת דגש על היות ה-IT Enabler למימוש  האסטרטגיה העסקית.
• הגדר ציפיות ברורות עם המנכ"ל ובעלי עניין אחרים על סמכויותיך ודרגות החופש שלך, כגון היכולות להחליט על ביטול או הפסקת פרויקטים, קביעת הסטנדרטים הטכנולוגיים, גיוס והחלפת כוח אדם מקצועי , קבלת החלטות על הוצאת פונקציות מסוימות למיקור חוץ, ועוד.

בנה מערכות יחסים עם מנהלי היחידות העסקיות וסכם עמם על סדר עדיפויות

• זכור, יש לך רק הזדמנות אחת לעשות רושם ראשון חזק, לכן התכונן היטב למפגשים עם עמיתך העסקיים. אסוף מידע מחברי הצוות שלך שמכירים את המנהלים עמם אתה נפגש, למד ככל האפשר על סדר העדיפויות והחששות שלהם.
• נסה לפתח "אמנות" שירות עם ראשי היחידות  העסקיות ומנהלי מפתח אחרים.
• נסה להנחיל גם למנהלי ה-IT שבניהולך את גישת השירות והקשר עם הלקוחות העסקיים.

למד את היתרונות והחסרונות

• למד את התפקיד הספציפי של טכנולוגיית המידע בתעשייה של ארגונך, ואיך היא יוצרת ערך.
• זהה את משתמשי המפתח הטובים ביותר בארגון שלך.
• בנה יכולות לניהול חדשנות בארגון וב-IT.
• וודא שאתה מבין את הסיכונים של ה-IT בארגון, למשל, רגולציה בתעשייה, אבטחת מידע, ועוד.

בנה את תוכנית העבודה

• הקפד ליצור שקיפות בתוכנית מול הלקוחות העסקיים.
• הגדר מדדים להצלחת התוכנית.
• למד והכר את נכסי ה-IT של החברה.

בנה את צוות העבודה שלך

• גבש עקרונות ומבנה ארגוני נכון לגוף ה-IT.
• הארגון נבנה לצרכי התפקודיים ולא לצרכים אישיים. קח בחשבון שחברי צוות מכהנים עשויים להיות יעילים בתפקידיהם הנוכחיים אך לא במבנה חדש.
• כוון גבוה. הגדר את הפרופילים של "נבחרת החלומות" שלך ולא רק שחקנים קיימים.
• היה נכון לקחת כמה סיכונים. לשקול מגוון רחב של אפשרויות, למשל, יועץ חיצוני והעברות מתפקידים עסקיים, קידום "שחקנים" חדשים ובלתי מוכרים.
• שים לב שאתה מעביר מסר חזק בבחירת הצוות שלך ולכן בדוק את מהימנותם ואמינותם אך פעל בנחישות ובמהירות.

השלם את ההיערכות הארגונית הכוללת

• נהל את השינוי.
• הפעל תקשורת ברורה לארגון ה-IT וללקוחותיו העסקיים של החזון, היעדים, התוכנית והמדדים.

הפגן מנהיגות על ידי תוצאות ופעולות גלויות

• השתדל להראות הצלחות והישגים בלוחות זמנים קצרים.
• בצע הערכה מחודשת של פורטפוליו הפרויקטים הקיימים והיתרונות העסקיים שהם מספקים:
– איזה פרויקטים ניתן לבטל בגלל שהם לא תואמים את סדר העדיפויות העיסקי?
– איזה פרויקטים חייבים לקבל משאבים נוספים כדי להגיע מהר לאבן דרך משמעותית?

המשך ב-"מסע" האישי

• המשך להשקיע בעצמך. הכר בכך שתפקיד חדש מביא צורך במיומנויות והתנהגויות חדשות.
• קבע סדר יום להתפתחות אישית.
• חנך את עצמך בתחומים העסקיים שאתה יודע פחות טוב.
• מצא את היועצים (פנימיים וחיצוניים) שיעזרו לך במעבר שלך ויתמכו בהתפתחות האישית שלך.

100 הימים הראשונים הם רק ההתחלה של מרתון ארוך. שמור על אורח חיים מאוזן כדי לעמוד בקצב.

הכותב הינו יועץ אסטרטגי וניהולי בכיר – I-amIT