הטרנספורמציה הדיגיטלית של חשבוניות הספקים

בכלכלה החדשה, המאופיינת בקצב שינויים הולך וגדל, התנאי להמשך צמיחת ארגונים לאורך זמן הוא היותם "ארגונים דיגיטליים" – גופים מוטי טכנולוגיה ותהליכים ממוכנים. ארגונים שישכילו ליישר קו עם המציאות ולצאת למסע השינוי הדיגיטלי מבעוד מועד ייהנו לאורך זמן מתגמול משמעותי בזכות היעילות, השליטה והחיסכון שמביאה הדיגיטציה.

המונח טרנספורמציה דיגיטלית, שהפך בשנים האחרונות לשיחת היום בפיהן של חברות רבות, דן באפשרות לפתור בעיות מסורתיות בארגונים באמצעים דיגיטליים. ואכן, אנחנו עדים ליותר ויותר ארגונים וחברות המבינים את הקריטיות שבמעבר מהסטטוס של "ארגונים אנלוגיים", המאופיינים בתהליכי עבודה עתירי ניירת וכוח אדם, ל-"ארגונים דיגיטליים", המאופיינים בתהליכי עבודה ממוכנים, עתירי דטה וכוח מחשובי.

אחד האזורים הרגישים והכואבים ביותר לארגונים הוא, באופן טבעי, ניהול הכספים. מחלקות הכספים הן הריאות הנושמות של האורגניזם העסקי, המספקות חמצן לכל האיברים והמערכות ההיקפיות, והמקור הוא ניהול קפדני של תזרים ההכנסות וההוצאות. מתוקף תפקיד רגיש וחשוב זה, שמתבטא במקרים רבים ובאופן טבעי בניהול שמרני, קל להבין מדוע במרבית הארגונים סובלות מחלקות הכספים מ-"עיכוב התפתחותי" בכל הנוגע לאימוץ תהליכים טכנולוגיים מתקדמים.

השינוי בחוק

יחד עם זאת, לא בכל המקרים נובע "העיכוב ההתפתחותי" מהגישה השמרנית בלבד. לפעמים הסיבה נעוצה פשוט בחוסר היכרות עם האפשרויות הקיימות ו/או חוסר הבנה של איך עושים את הצעד הראשון במסע לשינוי הדיגיטלי. החדשות הטובות הן שמדינת ישראל ניצבת במקום טוב יחסית למרבית מדינות העולם בכל הנוגע לאימוץ רגולציות המאפשרות דיגיטציה של תהליכים פיננסיים בארגונים, דוגמת קליטה וארכוב של חשבוניות ספקים. וכך, בהמשך למדיניות שנוקטת רשות המסים להתאמתם של חוקי המס וההוראות לניהול פנקסים בהתאם להתפתחויות הטכנולוגיות, נכנס לתוקפו ב-2013 תיקון להוראות מס הכנסה, שמטרתו לקבוע כללים לניהול מסמכים כתוצר של סריקה ממוחשבת, כללים לביעור מסמכי המקור וקביעת כללים לשמירת מסמכים בארכיב דיגיטלי.

הבשורה שהביא עמו תיקון זה היא האפשרות להעברת כלל החשבוניות הנשלחות לארגונים תהליך דיגיטציה עצמאי (ללא מעורבות הספקים), שבסופו הן יוכרו כחשבוניות דיגיטליות לכל דבר ועניין, גם אם הן נשלחו במקור כדפים מודפסים. חשבוניות דיגיטליות, כפי ששמן מרמז, הן קבצים ממוחשבים שנחתמו דיגיטלית וניתנים לניהול ולאחסון באמצעים ממוחשבים. ניצול נכון של ההזדמנות שהחוק פתח יכול להוות פריצת הדרך של מחלקות הכספים במסע הדיגיטלי המיוחל.

מתוך היכרות עם הצורך, הקשיים וההזדמנות שנוצרה, חברו באחרונה שניים מהגופים המובילים בישראל בתחום הטרנספורמציה הדיגיטלית – החברות סטורנקסט ואימג'סטור מערכות, כדי לפתח את StoreNext INVOISCAN – שירות חדש, שמסייע לארגונים לבצע את המעבר לדיגיטציה מלאה של חשבוניות הספקים, כמעט בן לילה.

INVOISCAN הוא למעשה לשכת שירות לטיפול בחשבוניות הספקים, שלוקח אחריות מלאה על כל תהליך הדיגיטציה מבלי שהארגון צריך להתעסק כלל עם הנייר. תהליך הטיפול בחשבוניות מתחיל באיסופן ובריכוזן באופן שוטף, ועובר בסריקת הניירת המגיעה בפורמטים ובגדלים שונים, לרבות הנספחים הנלווים, באמצעות ציוד סריקה מקצועי. בהמשך התהליך מבוצעים חילוץ של נתוני החשבוניות באמצעות פיענוח OCR לצד בקרה אנושית, בדיקות לוגיות על תקינות תוכן החשבונית, חתימה דיגיטלית כפולה ולבסוף תיוק ואחסון החשבוניות בארכיון דיגיטלי.

וכך נראה שעל אף האתגר ביישום טרנספורמציה דיגיטלית, דווקא בתחום השמרני של ניהול חשבוניות הספקים נפתחה הזדמנות מעשית המאפשרת ליישם פתרון איכותי ומהיר, שלא דורש כל היערכות ארגונית מקדימה. הטכנולוגיות הקיימות מאפשרות לארגונים לוותר על התהליכים המסורתיים ועתירי כוח האדם כדי ליהנות מחיסכון תפעולי עצום, כמו גם מיתר היתרונות הגלומים ממעבר לניהול ממוחשב ומבוקר של קליטת החשבוניות.

לפרטים ולמידע נוסף אודות השירות היכנסו לכאן.