Hybrid PPM – החיבור בין האג'ייל לשיטות מסורתיות של ניהול פרויקטים

כתב: דודי כהן, ארכיטקט מערכת PPM בחטיבת CA-Broadcom של NessPRO – קבוצת מוצרי התוכנה של נס.

יותר ויותר ארגונים גדולים בארץ מאמצים פתרונות אג'ייל. אנחנו רואים ארגונים שהעדיפו בעבר כלים מסורתיים לניהול הצוות והחלו לאמץ את כלי האג'ייל ליצירת תהליך עבודה פשוט, המחזק את הצוותים ותורם לקיצור וייעול זמני התגובה בפעילות הטכנולוגית של הארגון.

יחד עם זאת, יכולות התכנון והחיזוי של המנהלים בארגון נותרה ללא מענה. הצוותים אמנם עובדים בשיטה אחידה ונוצרת רמת פירוט גבוהה של המשימות הטכנולוגיות, אך יחד עם זאת, המנהלים מוצאים עצמם חוזרים לשיטות ניהול הפרויקטים המסורתיות לגבי תכניות עבודה שנתיות ודו"חות מצב בפרויקטים לפי נושאים טכנולוגיים או עסקיים.

תפיסה שהופכת מקובלת יותר בעולם, Hybrid PPM, מחברת בין שיטות האג'ייל לשיטות ניהול הפרויקטים והפורטפוליו. תפיסה זו מתמקדת בלוח זמנים ובמשאבים, ומאפשרת להתפנות לטפל במדד חשוב לא פחות – מידת ההצלחה והתועלות שהארגון מפיק מההשקעות בפרויקטים.

"גישת ה-Hybrid PPM מסייעת להעצים את הארגון ולהיות חדשני, להקדים את המתחרים, לבצע התאמה טובה יותר בין יעדים עסקיים להשקעות, ולהתאים בצורה טובה יותר את אסטרטגיית ההשקעה לפרויקטים ולפורטפוליו", אמר זוהר פרל, מנהל חטיבת CA-Broadcom ב-NessPRO. "שיטת ה-Hybrid PPM מאפשרת למקסם משאבים, לקבל בקלות תובנה עסקית ולשנות כיוון במידת הצורך בכל הקשור להשקעות ברחבי הארגון".

מה מתגלה כשעוברים לאג'ייל?

במעבר לשיטות אג'ייל מתגלים "עיוותים" בניסיונות לספק לדרג הניהולי את האינפורמציה ישירות על סמך פעילות הצוות. בפועל, הדרג הניהולי נחשף ליותר מדי מידע, ולא תמיד החיבור ואוסף המשמעויות ברור בתכניות העסקיות. למשל, המבנה הארגוני של הגוף הטכנולוגי יכול לקדם תחומים עסקיים מסוימים ובו זמנית "נבלעות" משמעויות חשובות הקשורות להשקעת משאבים, תזמון פעילויות חוצות ארגון ועוד.

בעת יישום ומימוש של כלי העבודה במוצרי אג'ייל וניהול פרויקטים מסורתי, כמעט תמיד מתגלות דרישות לשינוים טכניים שמטרתם להוסיף נתונים או אילוצים כלשהם כדי לתת מענה לחסרונות בכל שיטה. למשל, כלי אג'ייל דורשים שהדיווח יהיה בשיטות מסורתיות או שיש להוסיף נתוני תכנון פיננסי לתקציבים. מנגד, בכלי ניהול הפרויקטים המסורתיים יש לשנות את תכנון הפרויקטים כך שיהיה מכוון יותר לצוותי העבודה, על מנת להקל עליהם לעדכן את ההתקדמות.

המציאות משתנה כל העת ומתווה השיפורים במוצרים הקיימים פועל על פי כללי מו"פ שמתאימים למציאות החדשה. ארגונים שבוחרים להישאר במתווה מפת הדרכים של המוצר שבחרו מרוויחים יכולות חדשות בכל שחרור של גרסה חדשה. מנגד, קיימים ארגונים ש-"המציאו את הגלגל" והשקיעו רבות בפתרון התאמה אישית (Tailor Made), אך מרגע שהפתרון נמצא בשימוש, ההשקעה לשיפורו פוחתת עד שתוקף הפתרון נהפך לא רלוונטי יותר למציאות החדשה.

מניסיון בהטמעת כלי ניהול פרויקטים ואג'ייל, יש חשיבות אדירה לעיצוב פשוט של הפתרון שיביא למצב של Win-Win-Win (כן, שלוש פעמים) – גם למשתמש הקצה, גם לגורם הניהולי בארגון וגם לשימור היתרונות והיכולות החדשות במוצר הנבחר. כאשר האחרון מוזנח ולא נלקח בעדיפות, שדרוג לגרסאות מתקדמות של המוצר מקבל חשיבות נמוכה כל עוד הפתרון הייחודי שנתפר נמצא עדיין בשימוש.

גישת ה-Hybrid PPM מחברת בין תפיסות האג'ייל לבין תפיסות ניהול הפרויקטים המסורתיות. באופן שגרתי, בעת תכנון תכנית העבודה, הדרג הניהולי מגדיר את הפרויקטים המרכזיים ומנהלי הפרויקטים מחלקים כל פרויקט למנות ולשלבים קטנים יותר, כתת פעילות של הפרויקט המרכזי. רמת הפירוט של תתי הפעילויות מקושרת למפרטי הדרישות ומגובשת ל-Epic שהצוותים הטכנולוגיים מיישמים בתפישת האג'ייל. כך, הארגון יכול לתכנן ולקבל היזון חוזר בהתקדמות באותו מבנה פרויקטים שנעשה בתכניות העבודה.

גישת פורטפוליו הפרויקטים במוצר Clarity PPM של CA (מבית ברודקום) מאפשרת ניהול היברידי מול מספר מערכות אג'ייל יחד. המערכת "מציפה" את ההתקדמות בכל פורטפוליו של פרויקטים שנבחר לפי "ליקוט" הפעילויות לתחומי העניין העסקיים של הדרג הניהולי. כך מתקבלת מצגת משמעויות מבחינה עסקית למדדי לוחות הזמנים, המשאבים וההתקדמות להצלחת הפרויקטים. NessPRO, קבוצת מוצרי התוכנה של נס, היא מפיצת מוצרי CA בישראל.