לקראת אירוע; כנס IFN | המובייל בעולם הסריקה והמפתוח בארגונים קורם עור וגידים

מאת: יעל בן-יהודה, Technical Sales Executive ב-IFN, מקבוצת יעל תכנה

גישה למידע בכל עת ומכל מקום הינה חיונית על מנת לשמור על רמה גבוהה של יתרון תחרותי ושירות לקוחות איכותי, בין אם זה טיפול במסמכים פנימיים וחיצוניים או ניהול תהליכים עסקיים. באופן אידיאלי, עובדים בשטח אמורים להיות מסוגלים להגיע לתוכן הארגוני מכל מכשיר, בכל עת ובאמצעות כל מערכת הפעלה. המכשירים הניידים משפרים את התנהלותנו והם כאן כדי להישאר! למעשה, סריקת מסמכים או ליתר דיוק לכידת מסמכים ממובייל וגישה למערכת ניהול תוכן מרכזית מניידים עבור לקוחות ועובדים הופכת להיות דרישת ""Must, יותר מאשר "Nice to Have".
הטרנד החדש של אימוץ טכניקה של גישה למערכת תוכן ארגונית – ECM באמצעות מובייל, וכן סריקה ולכידת מסמכים בשטח קורם עור וגידים ומכוון לגל חדש בעולם המודרני – "הגל החדש של הסריקה".

אז מהם התחומים החדשים בהם המובייל פורץ לחזית בארגונים?
בעוד שבתחומים רבים כגון מסחר, רכישות והזמנות, המגמה היא כמעט "ללא נייר", הרי שבתחום הבנקאות והביטוח ישנם תהליכים הדורשים התערבות ידנית. היכולת ללכוד מסמכים מהשטח, לזהות אותם בצורה אוטומטית, לסווג אותם באמצעות רכיב סיווג classification דורשת אוטומיזציה של התהליכים אשר תייעל ותפשט את עבודת ה-Back Office.
היכן התרומה העיקרית של "הגל החדש של הסריקה"?
זה הזמן לתפוס את הגל החדש של הסריקה. לכידת מסמכים באמצעות ניידים משנה את פני עולם התוכן הארגוני- ECM. התרומה העיקרית הינה בשיפור דרמטי ב-איך חברות מתקשרות עם הלקוחות, מנהלות את המידע והתהליכים הקשורים אליהם.
אם שמתם בפניכם כארגון רק מטרה אחת – לנהל חדר סריקה חדשני ולתת שירות מהיר בזמן תגובה ע"י טיפול בעומס ערימת ניירת וסורקים מהירים, הגיע הזמן לחשוב מחדש. לכידת מסמכים באמצעות מובייל היא גישה פרקטית ורווחית. גישה זו מקשרת בין הנייר למערכות ניהול התוכן בארגון ותאיץ את קצב העסק, תשפר את השירות ללקוח ותפיק את המירב לאנשי השטח אל מול התהליכים והטכנולוגיה.

דוגמה מיוחדת לתהליך שמתחיל מהשטח באמצעות נייד:
שמאי תביעות ביטוח, אשר פועל בשטח תאונה, יכול באמצעות המובייל לגשת לנתוני הפוליסה של המבוטח, לצרף את הצילומים מהשטח אל תיק התביעה ולמלא את דו"ח המסקנות בזמן אמת. פעולות אלו חוסכות לארגון זמן יקר ומונעות טעויות בזיהוי והקלדה.
דוגמה אחרת, צילום חשבוניות ספק במכשיר נייד, לכידה אוטומטית שלהם לצורך קליטת במערכת שלישית ללא צורך בהזנה ידנית של החשבונית. בפעולה בסיסית אחת קיצרנו עבודה ידנית בצורה משמעותית.
מהם האתגרים בשימוש בניידים בעולם ה ECM?
פונקציונאליות הממשק צריכה להיות עקבית, תואמת לזו של העובד במשרד. הפתרון צריך לתמוך בכל מכשיר וללא תלות במערכת ההפעלה. לכן, חשוב שהפתרון יהיה מבוסס טכנולוגיית HTML5. כמובן שאפליקצייה ממובייל צריכה לכלול פעולות בסיסיות וברורות בשל מגבלת גודל המסך. בנוסף, גישה מניידים מחוץ לרשת הארגונית של המשרד דורשת אבטחת מידע.

לסיכום, שימוש במכשירים ניידים כגון סמארטפונים וטאבלטים הינו יתרון גדול בעבודה יומיומית כאשר השימוש בהם מתוכנן בצורה נכונה וראויה. הגישה לתוכן ולמידע הופכת לזמינה בכל רגע ומכל מקום, ולכידת המסמכים מהשטח משפרת לנו באמצעות זיהוי בתהליך הלכידה את הביטול בצורך להזין נתונים ידנית למערכת.

עולם ניהול התוכן הארגוני עובר שינוי בעידן הטכנולוגי של ימינו, ולכן גישה לתוכן ולכידת התוכן צריכים לעבור צפייה דרך עיניו של משתמש המובייל.

אין ספק שעולם ה ECM- דורש הרחבת היקף הגדרה לכלול תת עולם חדש בשם  MCM – Mobile Content Management.
הכותבת הינה מומחית לפתרונות ׁׂIBM ׁ(יבמ) בתחום ניהול תהליכים ותוכן ארגוני בחברת IFN, מקבוצת יעל.