טעויות נפוצות בהקמת פורטל מדדים להנהלה

מאת דניאלה פיש, סמנכ"לית ייעוץ ופרויקטים בחברת נוגמי

פורטלי מדדים, או בשמם האחר דשבורדים (Dashboards), הינם האמצעי הפופולארי ביותר כיום להעברת מידע ממוקד למנהלים. למרות הפופולאריות והפוטנציאל הרב שלהם, הרבה מיישומי הדשבורדים לא עברו את מבחני ההטמעה והשימוש.

מהו דשבורד?
מטרת הדשבורד להציג סקירה גרפית כללית של מצב הארגון לצורך איתור מצבים דורשי טיפול באופן מהיר וברור, ולאפשר ניתוח מעמיק יותר על מנת להבין מה הפעולות בהן יש לנקוט.

על הדשבורד לענות למנהל על השאלות המרכזיות הבאות:

1. "לאיזה מידע עלי להתייחס ולשים לב?"
2. "מתי עלי לנקוט בפעולה?"
3. "מה עלי לעשות?"

דשבורדים מכילים אובייקטים גרפיים מכיוון שקל יותר לסרוק, לעבד ולהבין מידע ויזואלי מאשר מידע טקסטואלי.

מדוע קשה כל כך ליישם דשבורד בהצלחה?
חשוב לזכור כי אפילו שימוש בכלים המתקדמים והמרשימים ביותר לא יספק את המענה המתאים אם בחירת המדדים לא תתאים ליעדי הארגון ואם העיצוב הויזואלי לא יבוצע באופן הנכון.

יישום דשבורד שייספק מענה נכון לצרכים דורש החלטה המורכבת משני חלקים:
מהם המדדים אותם יש להציג?
מהן הדרכים הנכונות ביותר להציגם?
ריכוז מידע רב בדף אחד, מבלי שייראה כמו ערבובייה של נושאים, אינו משימה של מה בכך. חשיבות בחירת המידע שיוצג למנהלים היא קריטית. מדידה עסקית שגויה תביא להתנהלות שאינה תקינה ולהחלטות עסקיות מוטעות.

טעויות נפוצות בעת יישום דשבורדים
1. ה-IT כמוביל יחידי של יישום הדשבורד – אי שיתופו של ספונסר עסקי ישפיע הן על הפונקציונאליות של הדשבורד והן על הטמעתו בארגון.
2. בחירת מדדים שאינם תואמים את יעדי הארגון – משימת בחירת המדדים עשויה להישמע פשוטה. עם זאת, כל מי שהתנסה בכך יעיד כי המשימה מסובכת ומורכבת מבחירת המידע המרכזי ביותר בארגון כזה התומך ביעדיו ובהגדרת המדדים התומכים הנכונים לו. שכן בחירה שגויה של מדדים עלולה לא רק שלא להועיל לארגון, אלא אף להזיק לו.
3. בחירת אובייקט ויזואלי שאינו מתאים למסר אותו רוצים להעביר – לאחר שנבחרו המדדים, יש להגדיר את האוייביקטים הויזואליים שבאמצעותם נציגם, כגון: גרף עמודות, גרף קו, פאי, טבלה, וכד'. כיצד יש לבחור? לעיתים, מתוך חוסר מודעות לחשיבות בחירת האובייקט הויזואלי המתאים ביותר, נעשית הבחירה על סמך שיקולי אסתטיקה. למעשה, לבחירה נכונה של האובייקט הויזואלי יש השפעה משמעותית על המסר המועבר.
4. עומס יתר של אובייקטים במסך – לאחר שהמדדים והאובייקטים הויזואליים נבחרו, יש לתכנן את מבנה המסך. הדשבורד צריך להציג את אוסף המדדים בצורה מרוכזת, אך לעיתים, בשל תכנון לקוי, נגרם מצב של עומס יתר של אובייקטים "מרוב עצים לא רואים את היער".
5. שימוש יתר ב"קישוטים" וצבעים – פורטל מדדי הנהלה הוא מערכת מרכזית שתוצג באופן שוטף על מסכי ההנהלה. עיצובה צריך להיות מושך על מנת שלא תהיה משעממת. הבעיה היא כאשר שוכחים ש"כל המוסיף גורע" צבעים רבים מדי מסיטים את תשומת הלב מהעיקר.
6. עיצוב הדשבורד באופן לא מושך – טעות זו היא הצד השני של הסעיף הקודם בסקלה של "אסתטיות". מערכת שאינה אסתטית מעבירה מסר של חוסר חשיבות.
7. השקת הפורטל ללא שילוב בשגרות ניהוליות שוטפות – לאחר שהעבודה הסתיימה, המדדים הנכונים ביותר נבחרו, המסך מעוצב בצורה נכונה ואלגנטית והדשבורד מושלם, יש לוודא כי אכן יעשה בו שימוש. שילוב הפורטל בשגרות הניהוליות השוטפות בארגון בדרגי ההנהלה השונים, תמצב אותו כמערכת המרכזית על פיה ימדד הארגון כולו באופן שוטף.

לקריאת המאמר המלא [PDF]

דניאלה אלקובי פיש הינה סמנכ"לית ייעוץ ופרוייקטים בחברת Nogamy ובעלת נסיון רב שנים בכל תחומי ה-BI. במסגרת תפקידה מייעצת דניאלה לארגונים המובילים במשק בנושאי פורטלי מדידה להנהלה, מודלי נתונים מתקדמים, ניתוח מפות דרכים ל-BI, ומלווה לאורך תהליכי היישום.