גילי רגב: "חיפוש הסיבות לכישלון עתידי בפרויקט מצמצם את סיכויו ב-30%"

"במקום לבדוק את הסיבות לכישלון של פרויקט לאחר שהוא נכשל, ניתן לעשות זאת בתחילתו. חיפוש סיבות שכאלה כבר בתחילת הדרך, מצמצם את סיכוי הכישלון ב-30%", כך אמר גילי רגב, מנכ"ל Proceed.

רגב דיבר בכנס השנתי, ה-18 במספר, של PMI, העמותה לניהול פרויקטים בישראל. הכנס, בהפקת אנשים ומחשבים, התקיים שלשום (ב') במלון דיוויד אינטרקונטיננטל בתל אביב, בהשתתפות יותר מאלף מקצוענים בתחום. הוא דיבר בכנס במסלול שנושאו היה "כלים ושיטות בניהול פרויקטים".

לדברי רגב,  ממש כפי שפוסט מורטם הוא פעולה המבוצעת לחולה לאחר מותו, מתוך רצון לדעת מה הייתה סיבת המוות. בעולם הפרויקטים, הסביר, הדבר נעשה בסופו של הפרויקט, לטובת תהליך של הפקת לקחים, על מנת ליישמם באותו פרויקט, או באלה שיבואו אחריו.

למעשה, רגב הציג תפיסה שונה לתהליך הפקת הלקחים, המכונה Pre-Mortem, אשר פורסמה לפני כמה שנים ב- Harvard Business Review. הגורסת שיש לערוך את ניהול הסיכונים באמצעות ניתוח פרה-מורטם, משמע ניתוח לפני המוות. לדבריו, המחקר העלה את ההנחה כי מציאת סיבות עתידיות לכישלון של פרויקט, משפרת את היכולת לחזות את הסיבה למה שקרה ב-30%.

על מנת להמחיש את דבריו, רשם רגב על הלוח כי "כנס PMI ב-2016 בוטל עקב חוסר נרשמים". יחד עם המשתתפים בקהל ניסה לנתח את הסיבות המרכזיות לתרחיש עתידי זה. "סיבות אלה", אמר רגב "הם הסיכונים העיקריים שאותם נדרש לנהל בשלוש השנים הבאות בפרויקט המכונה 'היערכות לקראת כנס PMI ישראל 2016'".

"מומלץ למנהלי פרויקטים לקיים מפגש, יחד עם כל בעלי התפקידים המשמעותיים בפרויקט", מציע רגב, "עליהם לצאת מנקודת הנחה שהפרויקט אותו הם מנהלים, צפוי להיכשל. יחד עם המשתתפים עליהם למצוא את הסיבות לכישלון עתידי זה". פעילות זו, ציין רגב, "משפרת את שיתוף הפעולה של כל חברי הפרויקט, וממקדת את כולם להיבטים של ניהול הסיכונים".

את דבריו סיים רגב באומרו כי "יש להפנים את הפיסה הגורסת כי אם אתה יודע שאתה הולך להיכשל, יש סיכוי שפוטנציאל הכישלון יקטן – כי אף אחד משלושת הגורמים המעורבים בפרויקט – הלקוח, הספק ומנהל הפרויקט – לא רוצה בכישלונו. פעילות זו גם מביאה לשיפור התקשורת בין גורמי הפרויקט השונים".