העלויות הנסתרות במחלקת IT

מאת: דוד בן טולילה, מנכ"ל ומייסד Energy Team

בעקבות התפתחות התשתיות הטכנולוגיות, עלויות המשאבים הולכות ויורדות, אך יחד עם זאת עלויות ה-IT עבור הארגון גדלות. זוהי מגמה המחייבת את אנשי ה-IT לשפר ולייעל משמעותית את ניהול התקציב על מנת שתהיה תמורה רבה יותר עבור ההשקעה, תוך התמודדות עם עלויות שלעיתים נסתרות.

המטרה: ניהול תקציב תשתיות ה-IT לאורך זמן ומזעור "הפתעות". המדריך המלא!

● אין משאבי חינם – לרוב, גוף התשתיות בארגון רוכש במרוכז תשתית שרתים, אחסון, תקשורת ואבטחת מידע ברמת הארגון. כשמגיעה למחלקת התשתיות בקשה להקצאת שרת וירטואלי חדש, בדרך כלל לוקחים בחשבון רק את המשאבים הישירים.

נניח ואותו שרת בעל נפח דיסק של 1 טרה-בייט. לעתים שוכחים שאותו טרה-בייט של מידע, מגובה מספר פעמים, משוכפל לסביבות נוספות, מרופלק לאתר ה-DR ולעתים מגובה אף שם מספר פעמים. כמו כן, לא לוקחים בחשבון את עלויות המתקן, התקשורת, אבטחת המידע וכו'. הטעות כאן נובעת מכך שעלויות אלו אינן משתנות ביחס ישיר ומיידי לכמות השרתים, אך בפועל הכרחי לקחת אותם בחשבון.

● ומה עם עלות אנשייך? כמות הפרויקטים של מחלקת ה-IT נמצאים בעליה מתמדת. בעקבות כך נוצר פער גדול ומשמעותי ברמת השירות, שכן אותה מחלקת תשתיות מתמודדת עם תמיכה בכמות הולכת וגדלה של משאבי IT ללא מענה הולם. דבר הדורש תגבור נוסף למחלקה או לחלופין למצוא פתרונות אחרים שייעלו את תפקודה כך שתוכל להתמודד עם העומס ההולך וגובר.

● תקציב IT – שלוש שנים קדימה – מנהלי התשתיות עוסקים בעיקר בעבודה השוטפת בטיפול בתקלות, תחזוקה, שדרוגים, עליות לאוויר, דרישות משתמשים, הקצאות משאבים ועוד. קיים קושי למנהל התשתיות להתנתק מהעבודה השוטפת ולספק למנמ"ר ולהנהלת הארגון תכנון תקציבי ארוך טווח.

בפועל, הרבה מרכיבי התשתיות ב-IT באים עם "תאריך תפוגה" של בין שלוש לחמש שנים. במיפוי נכון, ניתן לדעת, לתכנן ולהעריך מראש לא מעט מעלויות רכיבי תשתיות ה-IT לפחות לשלוש שנים הקרובות, תחת הנחות גידול מסוימות.

● לעבוד במודל שימוש נכון לארגון – כיום ניתן לרכוש תשתיות IT כשירות, דבר המאפשר נגישות וגמישות כאשר משלמים על השימוש בלבד בהתאם לצורך. השימוש בשירותי ענן נעשים שכיחים יותר ויותר גם בארגונים גדולים המצויים תחת רגולציה קפדנית. שירותים אלה מאפשרים גמישות רבה בהתאמת כמות המשאבים לצורכי הארגון ו-Time To Market גבוה.

● "מרכזי ויקר לו, מבוזר וזול לו"– הבאזז החדש בעולם התשתיות הוא טכנולוגיית Hyper Converge. הטכנולוגיה החדשה מאפשרת, רכישת מערכות של שרתים עם דיסקים מקומיים, הכוללים את כלל מנגנוני היתירות, הניהול והכיווץ שהתרגלנו לקבל במערכות המרכזיות והיקרות וכל זה בעלויות נמוכות באופן משמעותי.

לא חייבים לקנות הכל מאותו הספק- בעבר, רכישת מערכת מספק מסוים, היתה מחייבת את רכישת התמיכה והאחזקה מאותו ספק. כיום ישנן חברות המאפשרות רכישת תמיכה מקצועית, מקומית ובעברית, בעלויות הקטנות משמעותית מעלויות התמיכה המקוריות של הספק הבינלאומי.

לסיכום, אל מול התסכול הגובר של עלייה בעלויות משאבי ה-IT בארגון, המסר הוא חד וחלק: צריך וניתן לייעל את ההתנהלות התקציבית של מחלקת התשתיות.

הכותב הינו מנכ"ל ומייסד Energy Team הקים את החברה במטרה להטביע חותם בתחום תשתיות ה-IT. החברה קיימת כ-10 שנים ומנהלת בהצלחה פרויקטים עבור החברות הגדולות במשק הישראלי.