משרד המשפטים: "בגלל הקורונה, שחררנו חסמים והעברנו עוד שירותים לדיגיטל"

גם בתקופת הקורונה, המשיכו אזרחי ישראל לקבל את שירותי משרד המשפטים, כאשר בחלקם הואצו התהליכים הדיגיטליים והשירותים, שעד כה ניחנו בביורוקרטיה רבה, הפכו להיות וירטואליים – מה שהפך אותם לזמינים ופשוטים יותר, וביטל את הצורך של אזרחים להגיע פיזית לסניפי המשרד.

פרטים על כך סיפר ששון סופרי, מנמ"ר המשרד, במפגש הרביעי בסדרת המפגשים הווירטואליים של אנשים ומחשבים, שעוסקת בהמשכיות עסקית בתקופת הקורונה ובחזרה לשגרה מהמשבר. במפגש השתתפו מנמ"רים ממגזרים שונים, שסיפרו כיצד מתנהלת הפעילות בתקופת הקורונה בארגוניהם ואיך הם נערכים למעבר לשגרה החדשה, ומנהלי חברות IT שמספקות פתרונות לארגונים ועובדות עם מנהלי המחשוב.

לפני שדיבר על אותם שירותים ועל העלאתם לדיגיטל, סופרי פתח את הרצאתו בהציגו את המשרד, שהוא אחד הגדולים והמורכבים ביותר מבין משרדי הממשלה. "משרד המשפטים הוא למעשה חברת אחזקות, עם 40 יחידות עסקיות שונות" אמר. המשרד כולל את פרקליטות המדינה, הנהלת בתי המשפט, רשות התאגידים, הטאבו ועוד. בסך הכול, ציין סופרי, אגף המחשוב של המשרד משרת 6,500 משתמשים, שמפוזרים ב-70 אתרים שונים ברחבי הארץ. האגף מונה 380 עובדים ומורכב מארבע חטיבות, שהדומיננטית שבהן היא חטיבת הדילוור. לדבריו, "זהו בית תוכנה גדול, שמנהל עשרות פרויקטים בו זמנית". לצידה פועלות חטיבות החדשנות, התשתיות והרכש והלוגיסטיקה.

"עם פרוץ המשבר, ביצענו תיעדוף של הפרויקטים, כאשר בראש וראשונה עשינו מהלכים שנועדו לשמור על בריאות העובדים שלנו, ולוודא שהם יוכלו לעבוד מכל מקום ולהמשיך לשרת את אזרחי המדינה", אמר סופרי. כמו במשרדי ממשלה ובגופים ציבוריים אחרים, גם במשרד המשפטים, המעבר לעבודה מהבית לא היה טריוויאלי בכלל. "בימי שגרה, אנחנו ערוכים לאפשר לכ-200 עובדים לעבוד מרחוק. בזמן הקורונה נערכנו במהירות כדי שהמספר יעלה ל-2,200 איש, וזה עבד מצוין", ציין. יצוין כי ההיערכות המוקדמת של משרד המשפטים לעבודה מהבית, גם אם לשיעור קטן יחסית מהעובדים, הקלה על ההיערכות בתחילת המשבר המפתיע, והתהליך היה מהיר יחסית. יצוין כי המשרד סיפק מענה גם לעובדים שלא יכולים היו לעבוד מהבית.

המעבר לעבודה מהבית באגף המחשוב היה מורכב יותר

גם האגף שבראשותו של סופרי עבד ברובו מהבית מתחילת המשבר ועד באחרונה, ועבור אנשיו זה היה אתגר קצת יותר מורכב. "המשמעות היא להעביר בית תוכנה גדול בתוך יומיים לעבוד מרחוק, תוך כדי שמירה על תהליכי עבודה ובקרה", אמר.

כחלק מהמעבר לעבודה מהבית, גם במשרד המשפטים השתמשו בפלטפורמות הווידיאו קונפרנס, ובמרכזן זום ומיקרוסופט טימס. "כל צוות ביצע לפחות שתי פגישות וידיאו ביום, כדי לעבור על הפרויקטים ולערוך בקרה על הצוותים", הוסיף סופרי.

צילום ועריכת וידיאו: אורי אלון

שירותים שעברו דיגיטציה

"בזכות פרויקטי הטרנספורמציה הדיגיטלית שנעשו במשרד המשפטים בשנתיים האחרונות, כבר לפני הקורונה, כ-80% מהשירותים שהוא מספק התאפשרו באונליין, לרבות רישום בטאבו, פעילות מול רשם המשכונות והגשת בקשות שונות. הקורונה גרמה לכך ששירותים נוספים עברו תהליך של דיגיטציה. המיקוד היה הורדת חסמים, כדי לשחרר שירותים ולתת להם מענה דיגיטלי", אמר.

לצורך הדיגיטציה של השירותים, אגף המחשוב עבד במשותף עם אגפי הייעוץ והחקיקה של משרד המשפטים, כדי לעדכן חוקים ותקנות רלוונטיים. כך, למשל, ניתן פטור מחובת הצהרה בפני עורך דין בכל מה שקשור לצווי ירושה – מה שלדברי סופרי חסך למשק 27 מיליון שקלים. כמו כן, ביתר המצבים שבהם יש חובה של זיהוי חזותי, ההופעה הפיזית הוחלפה בווידיאו, בהתבסס על מערכת ההזדהות של ממשל זמין. חידוש נוסף שהתבצע הוא פישוט של תהליך משכון הנכסים, שניתן לעשות אותה דרך האזור האישי בפורטל gov.il. לאחר שהאזרח מקבל הלוואה, דרך האזור האישי הוא מעביר למשרד המשפטים את הנתונים והנכס עובר למשכון. מיד לאחר שהוא מקבל אישור, גם כאן באמצעות הדיגיטל, האזרח בוחר לאיזה בנק הוא רוצה להעביר את אישור ההלוואה, ובזה מסתיים התהליך. כמו כן, הקלו במשרד על תהליכים שדורשים שימוש ברישום חכם ועל תהליכי רישום בטאבו על ידי עורך דין, אמר סופרי.

הוא סיים באמרו כי "הקורונה תמשיך ללוות אותנו עוד זמן רב והיא מייצרת עבורנו אתגרים חדשים, שכמענה להם אנחנו יוצרים מציאות חדשה, שתקל על האזרחים".