אימות נתונים

אופציית אימות הנתונים באקסל 2007 (Excel 2007) מאפשרת לנו שליטה מלאה באילו נתונים ניתן להכניס לגיליונות העבודה. כך, אקסל החדש מאפשר לנו גמישות מלאה לצד יצירת מגבלות לנתונים, וחוסך לנו זמן ומאמץ. הדרך אל כפתורי אימות הנתונים הפכה לנגישה מאוד וכפתורי השליטה באופציות הנתונים הוצבו על סרגל הפעולות העיקרי.

כיצד נעשה זאת?
ניקח לשם הדוגמה גיליון עבודה ובו רשימת מועמדים. עמודה עם שם המועמד או המועמדת, גיל, שנות ניסיון והיקף המשרה הרצויה. כעת, נחליט שנרצה לקבל לעבודה אך ורק מועמדים עם חמש שנות ניסיון ומעלה. נרצה שאקסל יתריע בכל פעם שנכניס פרטיו של מועמד שאינו עומד בקריטריון. נסמן את התאים בעמודת שנות הניסיון. נקיש על נתונים ומשם נלחץ על כפתור אימות נתונים בסרגל העליון.

במסך אימות הנתונים נבחר מספר שלם תחת תפריט אפשר (ברירת המחדל היא כל ערך). נבחר גדול או שווה ל- תחת תפריט הנתונים ו-5 תחת תפריט מינימום.

כעת נבחר בלשונית התראת שגיאה, שתאפשר לנו לבחור בין שלושה סגנונות – עצור, אזהרה ומידע. עצור לא יאפשר לנו להכניס ערך בעמודה שקטן מ-5 שנים, אזהרה ומידע יאפשרו להכניס כל ערך אולם יקפיצו הודעת שגיאה בכל פעם שנכניס ערך הקטן מ-5 בעמודת שנות ניסיון. נוכל גם לבחור את כותרת הודעת השגיאה ואת תוכנה ובכל פעם שננסה להקליד מספר הנמוך מארבע בעמודת הניסיון, תוקפץ הודעת שגיאה עם הכותרת והתוכן שקבענו.

אקסל 2007 מאפשר לנו גם להגדיר שתאים יקבלו רק ערך מתוך רשימה שנקבע. כך, לדוגמה, אם נרצה שהתאים בעמודת היקף משרה רצוי יקבלו רק ערכים של מלאה או חלקית, נוסיף את הרשימה בצדו של הגיליון ולאחר מכן נלחץ שוב על אימות נתונים, נשנה מכל ערך לרשימה, ונבחר את תאי הרשימה (מלאה וחלקית, בצדו של הגיליון).

בהצלחה!

טיפים נוספים ניתן למצוא באתר קבוצת כלנית
אתם מוזמנים לבקר בדף הפייסבוק של קבוצת כלנית