איך פרזנטציה מרעננת ומסרים נכונים מסייעים להצלחת פרויקטים?

פורום המנמ"רים והמנכ"לים C3 של אנשים ומחשבים עסק במפגשו האחרון בשאלה כיצד מציגים בצורה נכונה פרזנטציה, על מנת לסייע למימוש פרויקטים ורעיונות שונים – הן ברמה הארגונית והן ברמה העסקית.

במהלך המפגש, שנערך במשרדי אוויה בחולון, סיפר רביד שמואלי, מנמר רמ"י (רשות מקרקעי ישראל), כיצד העברת מסרים נכונה סייעה לו ברמיטק – פרויקט הדיגיטל של הרשות; טלי פיירשטיין הנחתה סדנה להצגה נכונה של מסרים, שבמסגרתה התבקש כל אחד מהמנמ"רים להציג פיץ' של חמש דקות; ושירי אנקובה טוביאס סיפקה טיפים לגישה פוזיטיבית לחיים.

"הצלחת פרויקט רמיטק היא דוגמה כיצד העברת מסרים להנהלה ולשאר הגורמים הרלוונטיים בארגון שנעשית בצורה נכונה היא אפקטיבית ומסייעת להצלחה", אמר שמואלי. "למדתי שהחוכמה היא לרתום את הידע והניסיון המקצועי והטכנולוגי להסברה להנהלה בשפתה שלה, להסביר לה איך מביאים את הארגון מנקודה A לנקודה B באמצעות שימוש מושכל בטכנולוגיה ומערכות מידע מתקדמות, תוך התוויית מפת דרכים מפורטת וברורה. בסופו של דבר, הכרחי שההנהלה תהיה שותפה לדרך – בהצלחות וגם בעתות משבר".

רביד שמואלי, מנמ"ר רשות מקרקעי ישראל. צילום: יניב פאר צילום: יניב פאר

אלא שלא הכל עבר חלק: לדברי שמואלי, בגלל ההיקף הגדול של הפרויקט, היה צפוי שתהיינה לו התנגדויות. "ידעתי ששיעור ההצלחה של פרויקטים מסוג כזה עומד על 26% בלבד, אבל זה לא הרתיע אותי", אמר. הוא ציין כי האתגר הבא היה לשכנע את אגף התקציבים במשרד האוצר בנחיצותו של הפרויקט. "היה חשוב לדבר בשפתו של אגף התקציבים ולחבר אותו לחזון שלנו באמצעות פנייה לאינטרסים המובהקים שלו: מהו החזר ההשקעה ומתי זה יהיה", הוסיף.

בסופו של דבר, ציין שמואלי, כל הגורמים נרתמו והפרויקט יצא לדרך. הוא עדיין נמשך, וכבר גרם לשיפור משמעותי בתפקוד הרשות ובשירות לאזרח.

טלי פיירשטיין. צילום: פלג אלקלעי

השפעה משולשת

פיירשטיין הציגה במהלך הסדנה מתודולוגיה שנקראת Triple Impact (השפעה משולשת). "המתודולוגיה הזו כוללת שלוש קביעות מרכזיות", אמרה. "הראשונה היא שההגשה של הפתרון צריכה להיות בגובה העיניים, עם תמונת עתיד ברורה. בהמשך, יש לוודא שמעבירים את הפרזנטציה בצורה הנכונה – מתחילתה ועד סופה, והשלב השלישי והחשוב הוא איך מותירים חותם – על ידי דיבור, תועלות, רגשות וצרכים – וכיצד מניעים את הקהל לפעולה".

לאחר שהיא העבירה למשתתפים את עקרונות המתודה – העברת מסרים מדויקת ועוצמתית שמניעה לפעולה – המשתתפים נטלו חלק בסדנה קצרה, שבה כל אחד מהם ניסה את כוחו בהרכבת פיץ' של מספר דקות בנושאים שעמדו מבחינתם על הפרק. המשתתפים עבדו בזוגות וניסחו לעצמם איזה מסר חשוב להם להעביר, מי קהל היעד שלהם ומהם הבעיה או הצורך המרכזי שלו (כולם השתמשו בדוגמאות מחיי היומיום המקצועיים שלהם) וכמובן – הצגת הפתרון. בסיום הסדנה, ארבעה מנהלים אמיצים עלו על הבמה, הציגו וקיבלו משוב מהמשתתפים ומפיירשטיין כאחד.

מודל ה-90-10

אנקובה טוביאס הציגה את מודל ה-90-10, שעיקרו: "בכל דבר שנרצה לעשות, תמיד יהיו 10% של דברים ואירועים שלא תהיה לנו שליטה עליהם, וכל השאר תלוי בנו".

בהמשך היא שיתפה את השומעים בתובנות על סמך ניסיונה האישי בחיים הפרטיים וניסיונה בעבודה עם ארגונים. היא הציגה את מודל התסריטאי, שאומר שקיימות בפני האדם האפשרויות להיות צופה פסיבי בסרט של החיים שלו או לקחת בו חלק פעיל. בהקשר זה ציינה הדוברת שעל אף האופטימיות שבה ניחן המודל, היא עצמה ממליצה להיערך לתרחיש הגרוע ביותר, למקרה שהתכנית לא תצא לפועל. "הכוונה היא לא רק לחשוב אלא לייצר תכנית מדויקת מה יקרה אם חלילה יתרחש הדבר הכי גרוע, הכי הזוי", אמרה אנקונה טוביאס." לדוגמה, בפרזנטציה, התסריטים הכי גרועים הם שאנשים יצאו באמצע ההרצאה או חלילה לא יבואו בכלל – בשני המקרים מחוסר עניין". לדבריה, אם נערכים לתסריטים הללו, יותר קל להתמודד אתם אם וכאשר הם יקרו.

אנקונה טוביאס הדגישה שכדי לבצע את הפרזנטציה באופן הנכון, חשוב להכניס ממד אישי. "אנשים לא קונים מסר או כל דבר אחר אם הם לא יודעים מה אתה עשית עם זה. הכניסו את עצמכם בכל נושא, בצורה מוגבלת, כמובן, כדי שהשומעים לא ירגישו שמכונה מדברת אתם", המליצה.