מלכודות ופתרונות בפרויקט BI

"פרויקטי BI רבים מוצלחים באופן טכני בלבד, אולם המידע המוצג למשתמשים אינו מדויק, שגוי או לא מעודכן. איך שלא הופכים את זה, אם המשתמשים אינם סומכים על הנתונים שהם מקבלים מן המערכת, הפרויקט בדרך לכישלון", אומר גולן נחום, מנכ"ל חברת טווינגו, המתמחה בתשתיות IT, בסיסי נתונים, ניהול פרויקטים והשמת עובדים. "במקרי כישלון אחרים", ממשיך נחום, "עם סיום פרויקט ה-BI מוצא עצמו הלקוח טובע בים של מידע. גם אם מידע זה הוא איכותי – המערכת מציפה את המשתמשים במידע, מחוונים ודוחות, מהם לא באמת ניתן להפיק מסקנות על התנהלות הארגון ולקבל החלטות אופרטיביות טובות לארגון".

מדוע קיים שיעור גבוהה של כשלון בפרויקטי BI בישראל?
"יש לקוחות שמתייחסים לפרויקט תובנה עסקית כאל עוד פרויקט טכנולוגי; המיקוד הוא באוטומציה של תהליכים ובביצועים של הדוחות. לפרויקט BI מוצלח חייב להיות ערך מוסף למשתמשים; הם חייבים לקבל נתונים שלא יכלו לקבל קודם. כך למשל, פרוייקטים רבים מחליפים דוחות אקסל שנוצרו ידנית בדוחות מעל קוביות. אם בסופו של דבר המנהל מקבל את אותו הדוח בדיוק, ואין בידיו את היכולת לתחקר את הנתונים בצורה מתקדמת יותר מזו שלה הוא רגיל, יהיה קשה להגדיר את הפרוייקט כפרויקט BI מוצלח; ניתן לסמן זאת כהצלחה טכנית, אבל חסר הערך מוסף שאמור היה הפרויקט לייצר.

בעיה נוספת שגורמת לחוסר אמון בנתונים היא חוסר היכולת להסכים על הגדרות עסקיות. הנה למשל שאלות בסיסיות: כמה לקוחות יש לארגון במרכז? כמה רווח יש החודש? מתברר שלשאלות הללו יש יותר מתשובה אחת התלויה בהמון שאלות קטנות הנגזרות ממנה: מתי לקוח מוגדר כלקוח נוטש? איך להתייחס ללקוח שעבר לתל אביב לאחרונה? באיזה אופן יחושבו שערי המכירות במט"ח? כאשר אין תשובה ברורה וחד משמעית לאופן בו מחושב המידע התוכניתן הזוטר – ולא המנהל הבכיר – הוא זה שמחליט בעצם כמה לקוחות יש לארגון, כמה מרוויח הארגון וכו'. כאשר המשתמשים לא מקבלים הסבר כיצד חושבו הנתונים, הם נוטים שלא לקבל את המידע שמוצג בפניהם וחוששים לקבל החלטות לפיו.

בנוסף, חוסר תיעוד של התהליכים העסקיים גורם לכך שמחסן הנתונים לא מכיל נתונים מדוייקים. התיקון של השגיאות וחישובים מתקדמים נוספים מתבצע בשכבת הדוחות וכך חווים המשתמשים דוחות איטיים, מסורבלים וקשים לתחזוקה. אל מול בעיות אלו – צורת העבודה הנכונה היא יישום הלוגיקה העסקית כבר בשלב טעינת המידע אל מחסן הנתונים".

ישנן המלצות חשובות נוספות עבור ארגון שעומד להתחיל בפרויקט BI?
"ההמלצה המרכזית היא – התחילו במעגל קצר, דהיינו אל תתפתו להכליל בפרויקט את הארגון כולו על כל אגפיו ואל תתחילו בסדרה של ראיונות עומק לכל עובדי הארגון. התחילו בתחום עסקי אחד או שתיים וערכו עבורם אפיון צרכים מעמיק. בנוסף, רצוי שהפרויקט ינוהל באופן משולב הן על ידי אנשי ארגון טכנולוגיים והן על ידי משתמשים עסקיים. אם לדוגמה מנהל ה-IT ייקח על עצמו את הפרויקט באופן בלעדי, יש סבירות גבוהה שהמערכת לא תענה על ציפיות מנהל הכספים למשל. כאמור, פרויקט BI כולל היבטים רבים מלבד טכנולוגיה ומיכון. ולבסוף, חפשו חברה שיש לה גם יכולות ייעוץ בתחום ה-BI, או שתפנו ליועץ חיצוני, כזה שיידע לעשות את החיבור הנדרש בין האלמנטים החשובים בפרויקט: מידע, צרכים וטכנולוגיה".

לפרטים נוספים – גולן – 0526968112, איתי – 0528666527

אתר האינטרנט של החברה