"אי אפשר היה שלא להבין שחייבים שינוי, ושהוא יהיה מורכב"

"להטמיע מערכת ERP בארגון כמו ההתאחדות לכדורגל, שהמבנה שלו בלשון המעטה ממש לא פשוט, היה בהחלט פרויקט מאוד משמעותי, וגם ארוך יחסית. המבנה המורכב מאוד של ההתאחדות, החולש על תחומים נרחבים, הציב אתגרים רבים בכל כיוון ובכל צעד, ואחד הצעדים הראשונים בכלל היה להבין איזה תהליכים צריכים להעביר למערכת ה-ERP, איך להגדיר מה יהיו מערכות הליבה והמערכות התומכות, ובסופו של דבר גם להנגיש הכל לכלל העובדים בהתאחדות", כך סיפר רונן מושקוביץ, מנהל תפעול ראשי בהתאחדות לכדורגל, בכנס ERP/CRM 2025 של אנשים ומחשבים שנערך באחרונה באולמי לאגו בראשון לציון.

מושקוביץ הציגה את פרויקט ה-ERP של ההתאחדות שאמור השנה, מעבר לעלייה לאוויר, לעבור גם תהליכי ייצוב, ומכאן והלאה לשרת את כל המערכות של ההתאחדות שהינן רחבות מאוד, וגם מורכבות מאוד, וכוללות ניהול של כל מערך ליגות הכדורגל בישראל וניהול הנבחרות הלאומיות ואיגוד השופטים, וגם מערכות כמו ניהול תקציב מקומי ובינלאומי ומערכות לניהול שיתופי פעולה בינלאומיים.

מושקוביץ הציג את התרשים המורכב מאוד של כל הגופים והמערכות במבנה הארגוני של ההתאחדות, והוסיף כי, "יש הרבה מערכות ליבה, ויש גם פורטל מאוד נרחב שמנגיש את כל המידע, ויש פורטל ייעודי לשופטים ופורטל סטטיסטיקות של הנבחרות, ועוד הרבה מאוד מידע, כשהתקווה הגדולה היא כמובן לשבור את תקרת הזכוכית ולהגיע לטורניר גדול", אמר.

"שתי מערכות נפרדות עם טבלאות אקסל שלא נגמרות"

לדבריו, היה ברור באיזשהו שלב שיש צורך בשינוי, אפילו דחוף, בדרך שבה המערכות עובדות ומתפקדות. "אחד הדברים החשובים היה גם ההבנה שזו הרי לא האוכלוסייה שאתה מצפה שיבינו מה זה ERP ואיך מנהלים תהליכים, כך שהשינוי צריך להיות מותאם גם ברמת המשתמש וההכשרה. באותו שלב בו התקבלה ההחלטה היו שתי מערכות נפרדות עם טבלאות אקסל שלא נגמרות, שרק לטעון אותן בכל פעם היה לוקח זמן רב. בנוסף לכך, מערכת הרכש עבדה עם טכנולוגיה מאוד ישנה שפותחה בהתאחדות עצמה, וזה יצר עומס רב על מחלקת הכספים שלא הייתה מסוגלת לתת מענה כמו שצריך לכל פנייה. ויש תקופות עמוסות במיוחד של רישום שחקנים וקבוצות וכדומה – אי אפשר היה שלא להבין שחייבים שינוי, ושהוא יהיה מורכב", הוא סיפר.

מערכות המידע בהתאחדות כיום כוללות ברמת הליבה את ה-ERP של פריוריטי יחד עם מערכת לקביעת התחרויות השונות, בכל הרמות של כל הליגות וכל משחקי גביע המדינה, וכן מערכת של חילן לניהול הפיננסי. מתחת לזה יש מערכות תומכות, שמנגישות מידע מעודכן, כמו פורטל הקבוצות, אתר ההתאחדות, פורטל השופטים ומערכת ניהול הנבחרות השונות.

"בנינו מערכת ERP אחת שמאפשרת ליצור תהליכים חוצי-ארגון, ואחת המטרות העיקריות הייתה לבטל את המקרים בהם אגפים שונים לא תפקדו טוב בעבודה מול אגפים אחרים, גם בגלל מערכות לא תואמות, וזה אפילו גרם לאיבוד כספים בדרך", המשיך וסיפר.

"מטרה נוספת", לדבריו, "הייתה לאפשר קבלת החלטות נכונות יותר, במיוחד בהיבט הכספי – היכן להשקיע בפרויקטים, בעיקר בשנים של המלחמה. וכן, יש את ההיבט של קלות השימוש והנגשת המידע למשתמשים, אותם אנשים שעובדים איתנו ביום-יום, שבחלקם הגדול אינם אנשים טכנולוגיים", המשיך מושקוביץ לתאר את הפרויקט.

האתגרים כללו בין השאר קידום של שיתוף פעולה מצד בעלי תפקידים שונים במגוון המחלקות והאגפים, כדי להבטיח שהיישום יהיה חלק; לשנות תהליכי רכש שונים, תוך התמודדות עם שיטות עבודה לא מערכתיות והרגלים ישנים; ובמיוחד – לבצע שינויים תהליכיים לשיפור היעילות והתאימות לצרכים האפקטיביים.

"בשורה התחתונה אנחנו מצליחים כיום להפוך מידע לפעולה בזמן אמת, ונחלצנו ממצב בו בגלל ריבוי המערכות – שכל מערכת דיברה בשפה שלה עם עדכונים איטיים – אפילו לא ידענו מה התמונה האמיתית של ניהול התקציב, ועכשיו זה קורה בכל רגע שרוצים", הוא סיכם.