כיצד על המנמ"ר להתמודד עם מציאות של חוסר ודאות?

המשק נמצא במצב של אי ודאות, לרבות ענף ההיי-טק, ו-ודאי "תופתעו" לקרוא שמנהלי ה-IT לא שונים: כמו כל מנהל, הם צריכים לפעול בתנאים של ירידות בחברות שלהם, אם אמנם זה המצב, ולהיערך לבאות מבחינה פיננסית. יש גם את השינויים הטכנולוגיים, וזה נכון גם כאן, אבל שינויים כאלה יש תמיד, ללא קשר לשאלה באיזו תקופה כלכלית המשק או הארגונים שלהם נמצאים.

בתקופה כמו כזאת, מצופה מהמנמ"רים לתכלל את אי הוודאות ולמצוא דרכים להתמודד איתה, כדי לאפשר לארגון להמשיך לתפקד בכל מצב וכל הזמן. יש אמרה שמנמ"רים אוהבים לומר אותה, שלפיה לא משנה מה קורה – הוא אחראי לכך שהאורות בארגון ידלקו כל הזמן. השבתה לא מתוכננת, ולו של דקות ואף שניות אחדות, במערכות המחשוב בארגון עלולה לעלות לו הרבה כסף, ולמנמ"ר – במשרתו. זה נכון בארגונים רבים, ודאי בקריטיים שבהם.

בשנים האחרונות קרו (וקורים) שני אירועים שהדגישו את הצורך בהתמודדות עם אי ודאות כמרכיב ניהולי מרכזי של הארגון – המשבר הכלכלי, כאמור, והקורונה, ותפקידו של המנמ"ר הוא לספק לארגון תשובות ופתרונות לתקלות ולאירועים שמגיעים כתוצאה מאי הוודאות הזאת. במילים אחרות, הנחת העבודה של המנמ"ר היא שאי הוודאות היא תמידית, זו לא אופציה לא להיות ערוך לה והוא צריך לדעת איך לעשות זאת, ולסייע לארגון להתמודד אתה.

אז איך עושים את זה?

במאמר שפרסם בעל הטור ת'ורנטון מיי במגזין CIO הוא מסביר שהתפיסה הניהולית המקובלת כיום מציעה שתי דרכים שבאמצעותן המנמ"ר יכול להתמודד עם מציאות שנוחתת עליו כמעט כרעם ביום בהיר: האחת היא לאתר את המקורות לאי הוודאות ולנסות למצוא מה ניתן לצפות להמשך, והדרך השנייה קשורה בכישורי הניהול שלו.

הדרך הראשונה מבוססת על תיאוריה ניהולית פרקטית שלפיה "אי ודאות" זה לא מושג סתמי, וכדי לדעת להתמודד איתה, המנמ"ר צריך לנסות ולפרק את המושג הזה, ולחפש את הגורמים שמביאים למצב. זאת, מפני שהמקור אי הוודאות הוא לא בדבר או באלמנט אחד, ולעתים הוא נמצא בארגון פנימה. זהו שדה שהמנמ"ר אמור להכיר אותו ולהיות בעל יכולת לנהלו.

תפקיד המנמ"ר כולל יכולת לנווט את הארגון במצבי אי ודאות. כדי לעשות זאת, הוא צריך למפות את הסיבות לחוסר הוודאות ולפתור אותה, אבל לא פחות חשוב – לבחור את האנשים הנכונים כדי לעשות זאת ביחד אתו ולעודד את ההנהלה לכתוב אסטרטגיה ברורה לכולם להתמודדות במצבים כאלה

למה יש אי ידיעה רחבה איך להתמודד עם אי ודאות?

אחד מספרי הניהול המוכרים הוא אי ודאות רדיקלית – קבלת החלטות מעבר למספרים. מחבריו, ג'ון קיי ומרווין קינג, מסבירים שאי ודאות היא "תוצאה של הידע הלא שלם על העולם שלנו, וזה בא לידי ביטוי בקשר בין הפעולות הנוכחיות שלנו לתוצאות העתידיות". המשמעות היא שתמיד יהיו אירועים בלתי צפויים, שישפיעו על כולם, אבל אי הוודאות שנגרמת בתוך הארגון היא הכי רלוונטית ל-IT . לטענתם, המקור הפנים ארגוני המרכזי לחוסר ודאות הוא העדר אסטרטגיה. כלומר, הארגון לא הגדיר מעולם לאן הוא רוצה להגיע וכיצד הואר מתכנן להגיע לשם. זה מרכיב מרכזי בעבודת המנמ"ר, שצריך לדעת את התוכניות הללו ולהיות שותף להן, ועל בסיס זה לחפש פתרונות שמציעים חדשנות.

מחקרים שנעשו בשנים האחרונות הראו שלשני שלישים מהארגונים אין אסטרטגיה ארגונית, ובאלה מהם שיש אחת כזאת, פחות מ-15% יודעים על קיומה ומבינים אותה. מומחים למנהל עסקים, שניהלו בחייהם כמה ארגונים, תולים את האחריות למציאות זו בין היתר בכך שבמוסדות האקדמיים שמלמדים מנהל עסקים מקדישים מעוט מאוד שעות על מנת ללמד את המנהל העתידי להתמודד עם אי ודאות.

מיי משתף במאמרו מסקנות משיחות שערך עם קבוצה גדולה של מנמ"רים, כדי לשמוע מהם כיצד הם רואים את נושא אי הוודאות והיכן ניתן לזהות אותה. המסקנה המשותפת שלהם היא שכדי להתמודד עם מצבי אי ודאות פנים ארגונית, נדרשת מיומנות ניהולית וכישרון ייעודי. המיומנות הניהולית, על פי התיאוריות המקובלות, תלויה קודם כל בכישרון. הכוונה היא לא רק לעד כמה המנמ"ר והמנכ"ל כישרוניים, אלא גם ליכולת שלהם לזהות את העובדים בעלי הכישרון. בעצם, הכוונה היא ליכולתם לנבא את היכולות של עובדיהם.

בעל הטור כותב שהמנהלים חייבים לסגל לעצמם כלים שיאפשרו להם לנבא האם העובדים שהם מקבלים לעבודה, מעבר לכישוריהם המקצועיים, יודעים לזהות מצבי אי ודאות ויכולים לנסות לחפש דרכים כדי להתמודד איתה. העובדים צריכים לזרום עם המנהלים במאמצים להציע להנהלת הארגון דרכים כדי למזער נזקים במקרים של משברים או תקלות, שתמיד יכולות לקרות.

השורה תחתונה: תפקיד המנמ"ר, שהוא התפקיד המורכב ביותר בהנהלה של כל ארגון, כולל יכולת לנווט אותו במצבי אי ודאות, שמייצרים אתגרים לא צפויים. הדרך לעשות זאת היא קודם כל למפות את הסיבות לחוסר הוודאות בתוך הארגון, ולאחר מכן לפתור אותה. דברים לא פחות אקוטיים שעליו לעשות הם לבחור את האנשים הנכונים כדי לעשות זאת ביחד אתו ולעודד את ההנהלה לכתוב אסטרטגיה ברורה לכולם להתמודדות במצבים כאלה.