מבקר המדינה: מערכת ה-ERP של חברת החשמל עלתה מיליונים – ולא עמדה ביעדים

שלל ליקויים התגלו בפרויקט הטמעת מערכת ה-ERP בחברת החשמל. הפרויקט, בעלות מאות מיליוני שקלים, עמד באופן חלקי בתכולות, אף שתקציבו נוצל במלואו; כך קובע מבקר המדינה, השופט בדימוס יוסף שפירא, בדו"ח 64-ג' שהוציא אתמול (ד').

במסגרת הביקורת על פרויקט הקמת מערכת ה-ERP בחברת חשמל נבדקו בעיקר: תקציב הפרויקט, ניהול לוח הזמנים והתכולות, יישום מרכזי רווח, תמיכת המערכת בניהול תחומים מרכזיים והפקת הלקחים מהפרויקט.

בשנת 2002 החלה חברת החשמל בפרויקט להקמת מערכת ERP (להלן – הפרויקט). עלותו הכוללת של הפרויקט הסתכמה עד סוף שנת 2012 בכ-442 מיליון שקלים. תכנית היישום המקורית של הפרויקט התפרסה על פני ארבע שנים (2006-2002) וכללה שלושה שלבים. ב-2005, זמן קצר לפני המועד שנקבע להפעלת שלב א', נתקל הפרויקט בהתנגדות של ועד עובדי החברה ונעצר למשך כשלוש שנים. עלות העיכוב הסתכמה בכ-5 מיליון דולר. ב-2008 הופעלו המודולים בתחומי משאבי אנוש, כספים ולוגיסטיקה ובוטל שלב ג' של הפרויקט. ב-2010 אושר המשך לפרויקט, שכלל הרחבת מודולים קיימים והפעלת מודולים חדשים. ב-2013 הכין אגף מערכות מידע ותקשוב בחברה תכנית רב-שנתית חדשה ליישומי ה-ERP לשנים 2020-2013, שהיקפה הכספי כ-320 מיליוני שקלים.

על פי המבקר, במסגרת הפרויקט הוחלפו, עד יוני 2013, 54 מערכות במקום 108 שיועדו להחלפה מלכתחילה. נמצא כי אגף מערכות מידע ותקשוב לא הביא לבחינה ולאישור של ועדת ההיגוי העליונה של הפרויקט את השינוי במספר המערכות שיוחלפו במסגרת הפרויקט, כנדרש בנוהלים. "משום כך גם לא נבחנו השלכות השינוי, לרבות העמידה ביעדי הפרויקט. האגף ביטל את שלב ג' של הפרויקט בלי שהביא את הנושא לבחינתה ולאישורה של ועדת ההיגוי העליונה והוא אף לא הציג לוועדה תכנית יישום חדשה להמשך הפרויקט, ומשום כך גם לא הציג את ההבדלים בינה לבין התכנית שבוטלה, כנדרש בנהליו. תכנית חדשה להמשך הפרויקט אושרה רק בפברואר 2010 – יותר משנה לאחר ביטול שלב ג'", נכתב.

"ועדת ההיגוי העליונה של הפרויקט לא התכנסה במשך שנתיים, ולכן  לא אישרה את תכנית העבודה השנתית של הפרויקט ואת תקציבו לשנים 2011 ו-2013 ולא קיימה בקרה על יישום תכנית העבודה השנתית ועל מימוש התקציב לשנת 2012", נכתב, "האגף לא הכין תקציב השקעה כוללת לפרויקט לשנת 2013, למרות החלטות מנכ"ל החברה, וועדת הביקורת של דירקטוריון החברה מ-2012 ובניגוד לנוהלי ברת חשמל".

עד סוף 2009, קובע המבקר, נוצלו 99% מתקציב הפרויקט, אף שחלק גדול מתכולות המערכת טרם בוצע באותה העת.

"אף שהגשת דו"חות כספיים מבוקרים לפי מרכזי רווח הייתה אחת מהמטרות המרכזיות של הפרויקט, ואף שהיא נדרשת בתקנות משק החשמל, וכן ברישיונות החברה, הדבר לא מומש במערכת ה-ERP, בין היתר משום התנגדות ועד העובדים", נכתב.

לפי נוהלי האגף, יש לבצע בדיקות ישימות בשלב מוקדם של כל פרויקט. בשנת 2006 ביצע האגף בדיקות ישימות לגבי מספר תחומים שנכללו בשלב ג' של פרויקט הקמת מערכת ה-ERP. "ואולם נמצא כי בדיקת הישימות לניהול תחום הדלקים במערכת החלה רק במאי 2010, כארבע שנים וחצי לאחר המועד המתוכנן להתחלתו של שלב ג' בפרויקט – אוקטובר 2005", נכתב בדו"ח, "האגף לא ביקש את אישורה של ועדת ההיגוי העליונה לדחיית בדיקת הישימות לניהול תחום הדלקים במערכת ה-ERP, ומשום כך גם לא העלה לפניה טעמים מהותיים המחייבים דחייה זו. העיכוב בביצוע בדיקת הישימות גרם לעיכוב בתהליך מחשוב תחום הדלקים כולו. האגף רכש מודול דלקים בעלות של כ-1.5 מיליון שקלים – קודם שהסתיים במלואו תהליך בדיקת התאמתו לצורכי החברה, אשר בעקבותיו הוחלט שלא ליישם את המודול במערכת ה-ERP אלא לפתח מערכת ייעודית חדשה לניהול תחום הדלקים. האגף לא הביא לבחינה ולאישור של ועדת ההיגוי העליונה ושל מנכ"ל החברה את החלטת ועדת ההיגוי ליישום תחום הדלקים מאוקטובר 2011 שלא לכלול תחום זה במערכת ה-ERP, אף שמדובר בתחום מרכזי בחברה, בהיקף כספי של מיליארדי שקלים בשנה. עד מועד סיום הביקורת, ספטמבר 2013, לא יושם במלואו פתרון מיחשובי כולל לניהול תחום הדלקים בחברת חשמל, לרבות לניהול תהליך רכש הדלקים; זאת אף שהוצאות הדלקים היו ההוצאה התפעולית הגדולה ביותר של חברת חשמל, בעלות של מיליארדי שקלים בשנה. ואף שכבר בסקר סיכוני מעילה והונאה מ-2009 הומלץ להעביר את מערכת הדלקים לתשתית ה-ERP או לגבש פתרון מחשובי אחר. תחום הדלקים נועד להיות מיושם עוד ב-2006".

מיחשוב תחום הגזברות
צוות בדיקת הישימות מ-2006 החליט שלא ליישם את תחום הגזברות במערכת ה-ERP והמליץ לפתח מנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה-ERP לביצוע תשלומים. האגף לא הביא החלטה זו לבחינה ולאישור של ועדת ההיגוי העליונה. בעוד שההחלטה מ-2006 שלא לכלול את תחום הגזברות ב-ERP יושמה מיד, אפיון המנשק בין מערכת הגזברות לבין מערכת ה-ERP לביצוע תשלומים החל רק ב-2011 – חמש שנים מאוחר יותר. בעקבות זאת חלה דחייה ניכרת בגיבוש המענה המחשובי בנושא ביצוע תשלומים".

לפי המבקר, "החלטת חח"י מ-2013 לפעול באופן שונה מהמלצת בדיקת הישימות מ-2006 וליישם את כל פעילות התשלומים ב-ERP, מעמידה בספק את המסקנה הכוללת שאליה הגיע בשעתו צוות הבדיקה, שלפיה אין ערך מוסף ביישום מערכת ה-ERP בגזברות על מערכת הגזברות הקיימת. לאור החלטה זו, מוצע לבחון נושאים אחרים בתחום הגזברות, נוסף על נושא התשלומים, אשר בעקבות בדיקת הישימות ב-2006 הוחלט שלא ינוהלו במערכת ה-ERP.

תהליך התשלום לספקים באמצעות העברות בנקאיות והמחאות, שהסתכמו בשנת 2012 בכ-29 מיליארדי שקלים, כרוך בהעברה ידנית של נתוני תשלומים ורישומם בשתי מערכות – ה-ERP והגזברות. הדבר אינו עולה בקנה אחד עם עקרון האינטגרטיביות של הקמת מערכת ה-ERP, שלפיו כל מקטעי המערכת משולבים בצורה הדוקה והזנת נתון במקטע אחד משפיעה על כל המערכת. כמו כן, הדבר יוצר כפילות בעבודה ומגדיל את הסיכון לטעויות".

אף שכבר ב-2009 הומלץ בסקר סיכוני מעילה והונאה בחח"י "לפעול ליצירת שלמות של המערכת" בכל הנוגע לתהליך התשלום לספקים, רק בפברואר 2013, לאחר כארבע שנים, הוחל בפעולות ממשיות ליישום תהליך התשלום לספקים במערכת ה-ERP באופן העומד בדרישות הבקרה על פי כללי ה-SOX .

עוד מציין המבקר כי "סקר שביעות רצון ממערכת ה-ERP התקיים בחח"י רק באוגוסט 2012, אף שהמודולים העיקריים של המערכת יושמו כבר ב-2008 ומקצתם בתחילת 2010, ואף שהומלץ על ביצוע הסקר כבר במסמך הפקת הלקחים ממרץ 2011, שנה וחצי קודם ביצועו".

"פרויקט הקמת מערכת ה-ERP הוא פרויקט אסטרטגי של חברת החשמל", מסכם המבקר, "במסגרתו הוקמה המערכת. בביקורת נמצאו בין היתר ליקויים באופן ניהול לוח הזמנים של הפרויקט, תכולתו, תקציבו והפקת הלקחים ממנו. עוד נמצא כי מטרות מרכזיות של הפרויקט לא הושגו או הושגו באופן חלקי. על הנהלת חח"י לתקן את הליקויים שהועלו בדו"ח, ובכלל זה: לשפר את הבקרה של ועדת ההיגוי העליונה על הפרויקט על ידי כינוסה בתדירות גבוהה מזו שבה התכנסה בשנים האחרונות, תדירות שתאפשר בקרה שוטפת על תכנונה וביצועה של תכולת העבודה של הפרויקט במסגרת לוחות הזמנים והתקציב שקבעה הוועדה; לנהל תקציב השקעה כוללת לפרויקט, כנדרש בנוהלי החברה; לפעול ליישום מרכזי רווח במערכת ה-ERP על מנת לאפשר הגשת דוחות כספיים מבוקרים ליחידות העסקיות, כנדרש בתקנות משק החשמל וברישיונות החברה; להשלים את פיתוח המערכת לניהול תחום הדלקים, לרבות יישום תהליך רכש דלקים מובנה; לקיים בחינה מחודשת של מסקנות בדיקת הישימות של תחום הגזברות מ-2006 לגבי נושאים אחרים בתחום זה, נוסף על נושא התשלומים, ולפעול באופן שיבטיח את יישום נושא התשלומים במערכת ה-ERP לפי לוח הזמנים שנקבע".