דו"ח מיקרוסופט: יום העבודה הפך לאינסופי – ה-AI יכולה להקל

אם אתם מרגישים שבשנים האחרונות העומס עליכם בעבודה עולה ועולה, שאתם מקדישים זמן לעבודה גם מוקדם בבוקר או מאוחר בלילה, ומנהלים יותר פגישות לפי זמן אמריקה – אתם לא לבד. דו"ח חדש שפרסמה מיקרוסופט קובע שהתחושות האלה רווחות בקרב עובדים בחמש השנים האחרונות, אבל גם שיש מה שיכול להקל – הבינה המלאכותית.

המחקר, שמתבסס על טריליוני אותות אנונימיים שנאספו ממערכות הפרודוקטיביות של Microsoft 365 ברחבי העולם, מצביע על המצב הדי עגום, וקובע שהבינה המלאכותית יכולה לספק לו פתרון. מה שדרוש לכך הוא שינוי תפיסה לגבי ה-AI ותפקידה בארגון, ושימוש נכון בה.

אבל, לפני שנצלול ל-מה הבינה המלאכותית יכולה לעשות כדי שיהיה לנו יותר זמן להיות עם המשפחה, לבלות ולישון, הנה כמה נתונים: אלה מצביעים על כך שלא מעט עובדים מתחברים למייל שלהם כבר ב-06:00 בבוקר, על מנת לסנן מיילים ולתעדף משימות להמשך היום. עובד ממוצע מקבל 117 מיילים ביום, ובאופן לא מפתיע, הוא משקיע פחות מדקה כדי לקרוא כל אחד מהם. מספר ההודעות ההמוניות (עם מעל 20 נמענים) עלה בשנה האחרונה ב-7%, בעוד שכמות המיילים שממוענים לאדם אחד בלבד ירדה ב-5%.

נתון נוסף מצביע על המרכזיות של פלטפורמות שיחות הווידיאו ביום העבודה, ובצ'טים שכלולים בהן. בחברה התמקדו בפלטפורמה שלה, ומצאו שעובד ממוצע בכל ארגון בעולם מקבל 153 הודעות בטימס ביום. מדובר בעלייה של 6% בהשוואה לשנה שעברה. 57% מפגישות הטימס נקבעות אד הוק, כלומר – הזמנות ספונטניות, ולא פגישות שנקבעו לפני כן ביומן או בלוח השנה. מבין הפגישות שנקבעות לא מעכשיו לעכשיו, אחת מכל 10 מתוזמנת ברגע האחרון (אם תרצו, כמעט מעכשיו לעכשיו). כמעט שליש מהפגישות חוצות אזורי זמן – זינוק של 35% מאז 2021.

פגישות, צ'טים, מיילים, כתיבה… – ים עבודה ביום עבודה. צילום: ShutterStock

עוד נתון מעניין הוא שבשעות המרכזיות של יום העבודה, העובד מקבל מה שמכנים במיקרוסופט "הפרעה" – פגישה, מייל או הודעה – בכל שתי דקות. בנוסף, מחצית מהפגישות מתנהלות בין 09:00-11:00 ובין 13:00-15:00. אלה שעות הפעילות הפורות ביותר ביום העבודה, ואם להודות על האמת, עובדים יכולים לתת הרבה יותר תפוקה אם יקדישו אותן לעבודה הרגילה שלהם ולא לעוד פגישה ועוד פגישה. יותר ממחצית העובדים – 54% מהם – מקבלים הודעות סביב השעה 11:00. נכון שההודעות האלה יכולות להניב תוצר, אבל גם הן עלולות להביא לבזבוז משווע של זמן עבודה. ועוד נתון: היום העמוס ביותר בפגישות הוא יום שלישי.

נתון נוסף מראה שהשימוש בוורד, באקסל ובפאואר פוינט רווח במיוחד בשעות הצהרים – שעות שבהן לא מעט עובדים מנסים להתמקד במשימות של כתיבה, ניתוח נתונים ויצירת מצגות.

אם לסכם את הנתונים שהוצגו עד כאן, מה הפלא שכמעט מחצית מהעובדים (48%) ויותר ממחצית מהמנהלים (52%) מרגישים שעבודתם מפוזרת, כאוטית וחסרת מיקוד?

יום עבודה שנמשך עמוק לתוך הערב והסופ"ש

הנתונים מצביעים על עלייה של 16% במספר הפגישות שנערכות אחרי השעה 20:00, כשרובה מיוחס לכך שהצוותים הנפגשים גלובליים או גמישים. אבל העובד הממוצע לא רק מקיים פגישות מחוץ לשעות העבודה: הוא שולח או מקבל בשעות אלה יותר מ-50 הודעות, וקצת פחות משליש (29%) מהעובדים הפעילים חוזרים לתיבת המייל שלהם גם בערב, עד השעה 22:00.

למה הם עושים זאת? חלק מהעובדים רואים את שעות הערב כחלון עבודה פרודוקטיבי ושקט להשלמת משימות – בעוד שאחרים טוענים שעבודה בשעות כאלה מלחיצה אותם. עבור מנהלים, זהו סימן שמאותת על הצורך לייצר ציפיות ברורות יותר מול העובדים, לעצב תרבות ארגונית תומכת ולחזק את הצוותים.

במקרים מסוימים, הלחץ מתגלגל גם לסוף השבוע: מיקרוסופט מצאה עלייה חדה בשימוש במייל, וגם באקסל, וורד ופאואר פוינט, בימי המנוחה.

כך הבינה המלאכותית יכולה לעזור

ד"ר תומר סיימון, המדען הראשי במיקרוסופט ישראל מחקר ופיתוח, אמר כי "יום העבודה הפך בשנים האחרונות לכאוטי. העומס ממיילים, הודעות ופגישות צמצם את הזמן לעבודה מרוכזת ודחק את העבודה לשעות הבוקר המוקדמות, הערב ואפילו סופי השבוע. עובדים פועלים בלחץ ובאינסטינקט במקום מתוך שיקול דעת".

"הבינה המלאכותית יכולה לשנות את המשוואה הזו ולהחזיר שליטה, אך זה מחייב שינוי גישה ברמה האישית וברמת הארגון כאחד", הוסיף. "עובדים צריכים להפוך למנהלי סוכני AI ולשלב עבודה חכמה, סדורה ואסטרטגית עם הכלים החדשים כדי לנהל את היום טוב יותר, לתעדף משימות ובעיקר כדי לפנות זמן לעבודה עמוקה".

"במקביל", אמר, "גם הארגונים חייבים להשתנות ולפעול יותר מתוך זרימה של תהליכי עבודה ופחות מתוך היררכיה, עם פוקוס על מהות ולא על פגישות ודו"חות סטטוס, שמקדשים את אותה היררכיה".

אימוץ טכנולוגיות AI לבדו אינו מספיק, ציין. הוא קורא לארגונים לאמץ תפיסת עולם של ארגון חזית (Frontier Firm), שמאתגרת את הארגון בשאלות כגון כיצד מנוצל הזמן, איך העבודה מבוצעת ומה באמת מניע השפעה ותוצאות.

ד"ר תומר סיימון, המדען הראשי של מיקרוסופט ישראל מחקר ופיתוח. צילום: ניב קנטור

יש לד"ר סיימון שלוש המלצות מרכזיות כיצד ליישם את הגישה הזאת: "הפעילו את כלל ה-20/80 – התמקדות ב-20% עבודה שמביאה ל-80% מהתוצאות. הבינה המלאכותית מאפשרת לא רק ליישם את העקרון הזה, אלא גם להרחיבו משמעותית. על ידי הפעלה של AI וסוכני AI אוטומטיים לביצוע של משימות בעלות ערך נמוך – פגישות סטטוס, דו"חות שגרתיים ופעולות אדמיניסטרטיביות, מנהלים יכולים לפנות זמן לעבודה משמעותית: עיסוק מעמיק, קבלת החלטות מהירה וביצוע ממוקד. חברות שינצחו בעידן ה-AI יהיו אלה שעובדות חכם ומדויק יותר – לא בהכרח אלה שעובדות קשה יותר".

"המלצה נוספת היא: עצבו את מבנה העבודה", אמר. "כיום, צוותים מאורגנים לפי פונקציות סטטיות כמו כספים, שיווק והנדסה. אבל מבנים נוקשים כאלה לעתים יוצרים חיכוכים מיותרים בין צוותים. קחו לדוגמה השקת מוצר: התוכן נמצא בשיווק, הנתונים באנליטיקה, התקציב בכספים והמסרים במחלקת התקשורת. עדכון פשוט כמו שינוי מחיר יכול לקחת ימים ולדרוש מספר ישיבות. הגיע הזמן לעבור מ-'תרשים ארגוני' ל-'תרשים עבודה' – מודל עבודה גמיש ומבוסס תוצאות, שבו צוותים רזים מתגבשים סביב מטרה, ומשתמשים ב-AI כדי להשלים פערי מיומנות ולהתקדם במהירות".

ההמלצה השלישית שלו היא: הפכו למנהלי סוכנים. "קם כעת דור חדש של אנשי מקצוע שמתנהלים בצורה חכמה יותר והם מנהלי הסוכנים (Agent Bosses). זהו העתיד – צוותים היברידיים של אדם וסוכני AI, שמותאמים להסתגלות, צמיחה ויעילות מקסימלית", ציין ד"ר סיימון.