ניטור ומעקב אחר העובד במקום העבודה

האם מותר לעיין בתיבות הדוא"ל של העובד היא סוגיה המטרידה הן מעסיקים ועובדים, בשירות הפרטי והציבורי, בין אם בתחום זה או אחר והיא הופכת לרלוונטית יותר ויותר כאשר העבודה הופכת להיות הבית השני שלנו, ולפעמים אף הראשון.

בשנת 2011 ניתן פסק דין מהפכני בבית הדין הארצי לעבודה, אשר קבע את ההלכה בעניין ניטור תיבת הדוא"ל של העובד במקום העבודה. פסק הדין קבע את האיזון העדין שבין זכותו של המעסיק לעקוב אחר עובדיו, לבין פרטיות העובדים תוך שהוא ערך מספר הבחנות.

טרם נדונה אבחנה זו, הובהר באופן שאינו משתמע לשני פנים כי עקרון השקיפות מחייב את המעביד ליידע את העובד בפירוט אודות טכנולוגיית ניטור כזו או אחרת במחשבו של העובד במקום העבודה ואף לפרט את הנסיבות המצדיקות ניטור מסוג זה. כך למשל על המעביד ליידע את העובד אודות מהות הניטור, דרך יישומו, כיצד המידע המנוטר יישמר ולכמה זמן ואיזה שימוש יעשה המעביד במידע המנוטר.

משכך, מומלץ לכלול כבר במסגרת הסכם העבודה עם העובד את כל האמור ואף לעגן זאת בתקנון במקום העבודה, או לפרסם את המידע הנ"ל במקום ציבורי גלוי לעיניי כלל העובדים.

הסכמה מפורשת וחופשית של העובד

הפסיקה אף מחמירה בעניין זה וקובעת כי היה ועצם פעולות הניטור ואופן הפעלתן לא יובאו לידיעת העובד, המעסיק אינו רשאי לחדור לתכתובות האימייל של העובד לאור ציפייתו הסבירה של העובד לפרטיות התכתבויותיו. על כל פנים הובהר בפסק הדין כי נדרשת הסכמה מפורשת וחופשית של העובד למעקב אחר פעולותיו. בהמשך לאמור מעלה, בית הדין ערך אבחנה בין סוגי תיבות דוא"ל:

תיבת מקצועית למטרות עבודה בלבד – כאשר עסקינן בתיבת דוא"ל אשר המעביד הקצה לעובד למטרות עבודה, בשונה מתיבת דוא"ל אישית של העובד, למעסיק ישנה זכות לנטר את תיבת הדוא"ל של העובד, הכל כמובן בכפוף לתנאים שפורטו לעיל לרבות יידוע העובד וקבלת הסכמתו לכך. אך למרות זאת, קיים לכך חריג, והוא תכתובות אישיות של העובד באמצעות תיבת הדוא"ל שהוקצתה לו על ידי המעביד. בית הדין קבע כי חל איסור לנטר את ההודעות הללו. כך למשל אם על פי נושא ההודעה ניתן להבין ממנה כי מדובר בתכתובת אישית שאינה קשורה לעבודה, חל איסור על המעסיק לקרוא את ההודעה, גם אם זו נעשתה בניגוד להנחיות המעסיק שלא להשתמש בתיבת הדוא"ל למטרות אישיות.

תיבה מעורבת או אישית אשר הוקצתה לעובד על ידי המעביד – תיבה מעורבת הינה תיבת דוא"ל שהמעביד מאפשר מראש לעובד לעשות בה שימוש גם לצרכיו הפרטיים. לעומתה, תיבה אישית היא תיבת דוא"ל שהמעביד מקצה לעובד שמראש מיועדת לשימושיו האישיים ולתכתובות פרטיות בלבד שאינן קשורות לעבודתו. אף על פי שמדובר בתיבה שהינה בבעלות המעביד, אין למעסיק זכות לנטר את התכתובות בהן. עם זאת קיימת הבחנה מסוימת בין שני סוגי התיבות בכל הקשור לניטור המידע העובר בהן.

באשר לתיבה מעורבת, על מנת שמעסיק יכול לנטרה כדין, יש צורך בקבלת הסכמתו הספציפית של העובד לכל פעולת חדירה של המעסיק לתוכן האישי בתיבה המעורבת. לעומת זאת, בכל הקשור לתיבה האישית יש צורך בהסכמה ספציפית ומפורשת של העובד לכל פעולת ניטור שהמעסיק עומד לנקוט בה. על כל פנים, על המעביד לפרט בפני העובד מראש איזה שימוש יעשו במידע המנוטר ולמי יועבר המידע המנוטר ומה יעשה בו.

תיבה חיצונית-פרטית – מדובר בתיבת דוא"ל אישית של העובד המאוחסנת על שרת חיצוני דוגמת Gmail ,Hotmail או Yahoo אשר לעובד יכולה להיות גישה אליה גם באמצעות המחשב במקום עבודתו. למרות שהעובד נכנס לתיבתו האישית באמצעות המחשב שבבעלות המעביד, אין בכך כדי להתיר למעביד לנטר את פעולותיו בתיבתו האישית, וכל חדירה אליה מהווה פגיעה חמורה בפרטיותו של העובד. הגדיל ועשה בית הדין אשר הגדיר חדירה כזו כ"חדירה אל תוך נבכי נפשו של יחיד", תוך ניפוץ זכויותיו לכבוד, אנונימיות ופרטיות". הגדיל ועשה בית הדין בכך שאף אמר כי אף במצב שבו העובד מסכים לניטור תיבת הדוא"ל האישית שלו, הרי שהסכמה זו אינה תקפה, שכן חזקה כי הסכמה זו לא ניתנה מרצון חופשי אלא מכורח.

רק בהינתן צו שיפוטי

אם כך, מתי כן יותר למעסיק להשתמש במידע אשר נוטר בתיבת הדוא"ל של העובד למרות כל האמור וכיצד עליו לפעול לשם כך?

על מעסיק המעוניין להשתמש במידע שנאסף על העובד לפעול בהתאם לכללים הבאים, כאשר יודגש כי בכל הקשור לשימוש בתיבת דוא"ל אישית של העובד ניתן לנטר את המידע ולעשות שימוש בו אך ורק בהינתן צו שיפוטי המתיר זאת.

● ראשית על המעסיק לקבוע מדיניות ברורה בכל הקשור לקיום מעקב אחר תכתובות דוא"ל במחשבו של העובד.
● ניתן לעקוב אחר עובד ולהשתמש במידע מנוטר רק במקרים שבהם העובד מקיים פעילות פוגענית ו/או פלילית ובתנאים המצדיקים מעקב אחריו. עם זאת, על המעסיק לפעול במידתיות ולוודא כי המעקב חיוני וכי הסיכון שנוצר מצדיק מעקב. אך גם בהתקיים האמור על המעסיק להעדיף אמצעים אחרים פחות פוגעניים דוגמת חסימה של אתרים מסוימים.
● על המעקב להיות מוגבל ולהיעשות בתום לב ורק בהתקיים אינטרס לגיטימי שמצדיק זאת.
● בזמן המעקב חל איסור על המעסיק להשתמש במידע שנאסף שלא במסגרת מטרת המעקב.
● על המעסיק ליידע את העובדים אודות מדיניות המעקב, את אופן יישום המעקב, לאפשר לעובדים גישה למידע שנוטר ולהודיע להם למשך כמה זמן המידע שנוטר יישאר אצל המעסיק.
● על המעסיק לעגן את כל האמור בחוזה העבודה ואף בתקנון מקום העבודה, ובמקרה הצורך אף להסדיר זאת בהסכם קיבוצי.

פתרון מידתי וחוקי למעקב אחר עובדים

על מנת לנטר את תיבת הדוא"ל של העובד באופן שיעלה בקנה אחד עם דרישות החוק והפסיקה, ביכולתו של המעביד לחסום אתרים שדרכם ניתן לגשת לתיבת הדוא"ל הפרטית של העובד, דוגמת Yahoo ,Gmail ,Hotmail וכדומה.

אין בכך כל בעיה משפטית, וגם טכנולוגית מדובר בפתרון מאוד פשוט ליישום. אמצעי זה "יאלץ" עובדים "בעייתיים" להשתמש בתיבת האימייל שהמעסיק הקצה להם, תיבה שניתן לנטר אותה במסגרת המגבלות שנקבעו בעניין.

תיעוד מוסרט ומוקלט של העובד במקום העבודה – האם חוקי ואם כן – באילו תנאים?

באשר להצבת מצלמות אבטחה במקום העבודה, נערכה הבחנה בפסיקה בין הצבת מצלמות בשטחים ציבוריים וחללים משותפים (דוגמת מסדרון, Open Space וכד') לבין הצבת מצלמות בחדרי העובדים.

בעוד שבכל הקשור להצבת מצלמות בשטחים ציבוריים די ביידוע העובדים ובסיבה לגיטימית של המעסיק לשם הצבת המצלמות (למשל לצורך הגנה על העובדים ותכולת המשרד), הרי שהצבת מצלמות בחדרים הפרטיים של העובדים מהווה פגיעה בפרטיות והינה אסורה. יודגש גם כי הצבת מצלמות אשר גם מקליטות את השיחות בין העובדים ללא ידיעתם מהווה האזנת סתר אסורה, עניין המהווה אף עבירה פלילית, לא כך כמובן כאשר הדבר נעשה ביידוע העובד.

הכותב הינו שותף במשרד ארבץ, שני, פרמינגר, מור ושות' עורכי דין ומנהל את מחלקת דיני אינטרנט, טכנולוגיה וקניין רוחני. המאמר נכתב בשיתוף עם עו"ד אסף כהן צידון.

האמור במאמר הנו מידע כללי בלבד ואין לראות בו כייעוץ משפטי פרטני ו/או בכלל. המחבר אינו אחראי כלפי שימוש הקוראים במידע המוצג במאמר ואלה מתבקשים להיוועץ עם עו"ד ביחס לכל פעולה הקשורה במידע זה.